Conservazione sostitutiva? Conservazione digitale? Archiviare le fatture elettroniche?

Questi e molti altri quesiti a volte vengono posti da chi si affaccia per la prima volta, per necessità, sul mondo della conservazione a norma dei documenti.

Alcuni sostengono che fare conservazione sostitutiva→ o fare conservazione digitale sia la stessa cosa ma, se ci pensiamo un attimo, probabilmente non è così.
E poi, scusate, perché chiamare una stessa procedura con due nomi diversi?

Giusto per ricordare cosa sono questi due processi di conservazione, facciamo un breve riassunto:

 

Conservazione sostitutiva, cos'è in sintesi?

La conservazione sostitutiva è un processo che permette l'archiviazione a norma dei documenti in formato elettronico e ne garantisce i requisiti necessari per mantenere la validità legale dei documenti.

Per quel che riguarda i documenti cartacei si procede attraverso la dematerializzazione dei documenti→ e la loro integrità e validità legale saranno garantiti dall'apposizione di firma digitale e marca temporale.

La conservazione sostitutiva garantisce quindi al documento archiviato le caratteristiche di:

  • Autenticità
  • Integrità
  • Affidabilità
  • Leggibilità
  • Reperibilità dei documenti

 

Conservazione digitale, cos'è?

Per conservazione digitale invece si intende (o perlomeno si dovrebbe!) quel processo che assicura la validità legale a un documento nato digitale assicurando anch'esso nel tempo quelle stesse caratteristiche di autenticità,
integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.

Si parla spesso, ad esempio, di conservazione digitale quando prendiamo in esame la conservazione delle fatture elettroniche→ ma, in realtà, la conservazione digitale si può applicare a tutti i documenti facenti parte del processo documentale di un azienda.

 

Qual è la differenza sostanziale tra conservazione digitale e conservazione sostitutiva?

Dal momento che in effetti i due metodi sembra che facciano la stessa cosa, cioè conservare a norma un documento, dobbiamo chiarire perché dobbiamo considerarli due processi diversi.

Partiamo con il chiarire cos'è, legalmente, un documento informatico, e ce lo spiegano sia l'attuale norma vigente, cioè il DPCM 13 novembre 2014, sia le nuove linee guida→ sui documenti informatici dell'AgID, che entreranno in vigore a settembre 2020:

  • Il documento informatico è immodificabile.
  • Il documento informatico deve essere identificato in modo univoco e persistente.

Per garantire queste due caratteristiche fondamentali per definire un documento informatico ci servono quindi essere:

  • Una firma digitale/firma elettronica qualificata oppure una marca temporale.
  • Un identificativo univoco di protocollo.

Abbiamo detto prima che la conservazione digitale serve a conservare a norma un documento che nasce in origine in digitale.

Fin qui mi sembra tutto chiaro: se ho un documento che nasce digitale, a esso viene applicata una firma digitale e viene identificato tramite un numero di protocollo, allora potrò fare conservazione digitale di tale documento seguendo la normativa e mantenendone la sua validità legale.

Ora facciamoci una domanda:

Siamo sicuri che tutti i documenti di un processo documentale aziendale abbiano firma digitale e numero di protocollo?

Probabilmente no: molti documenti informatici creati in azienda, che si vogliono conservare a norma, non hanno queste caratteristiche. Ecco il motivo per cui quei documenti, anche se nati digitalmente, andranno archiviati tramite conservazione sostitutiva e non conservazione digitale.

Speriamo che ora sia tutto un po' più chiaro!

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