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La differenza tra conservazione sostitutiva e conservazione digitale

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Conservazione sostitutiva? Conservazione digitale? Archiviare le fatture elettroniche?

Questi e molti altri quesiti a volte vengono posti da chi si affaccia per la prima volta, per necessità, sul mondo della conservazione a norma dei documenti.

Alcuni sostengono che fare conservazione sostitutiva→ o fare conservazione digitale sia la stessa cosa ma, se ci pensiamo un attimo, probabilmente non è così.
E poi, scusate, perché chiamare una stessa procedura con due nomi diversi?

Giusto per ricordare cosa sono questi due processi di conservazione, facciamo un breve riassunto.

 

Conservazione sostitutiva, cos'è in sintesi?

La conservazione sostitutiva è un processo che permette l'archiviazione a norma dei documenti in formato elettronico e ne garantisce i requisiti necessari per mantenere la validità legale dei documenti.

In pratica la conservazione sostitutiva riguarda quesi documenti che da cartacei diventano digitali e, tramite un processo informatico, vengono conservati a norma.

La conservazione sostitutiva, quindi, attraverso la dematerializzazione dei documenti→ e la loro integrità e validità legale saranno garantiti dall'apposizione di firma digitale e marca temporale.

La conservazione sostitutiva garantisce quindi al documento cartaceo digitalizzato e archiviato le caratteristiche di:

  • Autenticità
  • Integrità
  • Affidabilità
  • Leggibilità
  • Reperibilità dei documenti

Per approfondire il tema della conservazione sostitutiva-> ti invitiamo a leggere il nostro articolo dedicato.

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Conservazione digitale, cos'è?

Per conservazione digitale invece si intende quel processo che assicura la validità legale a un documento nato digitale assicurando anch'esso nel tempo quelle stesse caratteristiche di autenticità,
integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.

Ossia, se un documento nasce in digitale, allora il processo per conservarlo prenderà il nome di conservazione digitale.

 

Qual è la differenza sostanziale tra conservazione digitale e conservazione sostitutiva?

La differenza tra conservazione digitale e conservazione sostitutiva è tutta qui: dipende dalla natura del documento.conservazione-sostitutiva-digitale-differenze

Perché allora si parla spesso, ad esempio, di conservazione digitale quando prendiamo in esame la conservazione delle fatture elettroniche cartacee→

La risposta è semplice: in un'epoca in cui sempre più documenti nascono digitali, si è arrivato a inglobare la conservazione sostitutiva nel concetto di conservazione digitale.

Detta in altri termini, si definisce conservazione digitale tutto ciò che si conserva digitalmente, a prescindere dal formato d'origine del documento. Possiamo quindi intendere la conservazione sostitutiva come una "branca" della conservazione digitale, che si occupa di dematerializzare i documenti e conservarlo poi secondo una procedura informatica.

 

Dal momento che in effetti i due metodi sembrano facciano la stessa cosa, cioè conservare a norma un documento, è comunque doveroso chiarire perché dobbiamo considerarli due processi diversi.

Partiamo con il chiarire cos'è, legalmente, un documento informatico, e ce lo spiegano sia l'attuale norma vigente, cioè il DPCM 13 novembre 2014, sia le nuove linee guida→ sui documenti informatici dell'AgID, che entreranno in vigore a settembre 2020:

  • Il documento informatico è immodificabile.
  • Il documento informatico deve essere identificato in modo univoco e persistente.

    dematerializzazione-documentale

 

Per garantire queste due caratteristiche fondamentali per definire un documento informatico ci servono quindi essere:

  • Una firma digitale/firma elettronica qualificata oppure una marca temporale.
  • Un identificativo univoco di protocollo.

 

Speriamo che ora sia tutto un po' più chiaro!

 

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