Come abbiamo visto in un precedente articolo→ a partire dal 2005 la posta elettronica certificata (PEC) ha assunto valore legale e ha affiancato la raccomandata postale con ricevuta di ritorno (Raccomandata A/R) diventando in un certo senso la sua versione digitale. Conservare la PEC in modo intelligente è di fondamentale importanza per diversi motivi. Fra tutti, due meritano una particolare attenzione:

  • la possibilità di recuperare le informazioni il più velocemente possibile
  • la conservazione dello stato di validità legale e fiscale dei documenti allegati (Fatture, Lettere di Accompagnamento,F24 etc.).

Nel primo caso, la corretta organizzazione e conservazione della PEC all'interno di un archivio strutturato permette il recupero in tempi celeri di tutti i documenti in caso di controllo o contenzioso.

Nel secondo caso invece, una conservazione digitale della PEC fatta come si deve garantisce lo stato di validità fiscale e legale dei documenti secondo la normativa.

 

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Vediamo quindi alcune soluzioni per conservare al meglio la posta elettronica certificata nella pratica quotidiana, mettendo in sicurezza la grande quantità di informazioni che ogni giorno viaggiano impalpabili tra i server della nostra azienda e quelli del resto del mondo.

 

I vantaggi dell’integrazione con la posta aziendale

Attraverso software appositamente progettati è possibile utilizzare la PEC direttamente dalla casella di posta aziendale. Questo tipo di integrazione permette di gestire la PEC con maggiore facilità impostando, per esempio, lo svuotamento automatico della casella PEC e impedendo quindi che si saturi.

Come ben sai infatti, inviare una PEC o riceverla non è come inviare o ricevere una normale mail tradizionale. Sia in fase di invio che in fase di ricezione a ogni PEC si accompagnano dei messaggi (ricevuta di invio e ricevuta di consegna) che devono essere gestiti. Tutto ciò comporta spesso, un grande dispendio di tempo ed energie e genera anche una buona dose di stress.

L’integrazione con la posta aziendale è certamente il primo passo per poter amministrare in modo centralizzato tutte le informazioni ufficiali che riguardano l’azienda, facilitando la gestione delle e-mail, garantendo la validità legale della Posta Certificata e riducendo i possibili errore. Non è una cosa da poco, non ti pare?   

 


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La conservazione della PEC nel rispetto della normativa

La PEC è un documento e come tale va conservato. Come?

Per conservare la PEC bisogna tenere conto di molte variabili e ciò che fa la differenza tra una conservazione efficace→ e una scadente sono sempre le caratteristiche peculiari del gestionale.

Secondo la normativa PEC i messaggi inviati e ricevuti devono essere conservati per 10 anni, ma è la stessa normativa sulla posta certificata a prevedere che il gestore della casella sia tenuto a conservarla solo per 30 mesi. Per ovviare al problema della scadenza PEC, ci si deve munire quindi di →appositi software→ in grado di conservare una grande mole di informazioni per molto tempo e di rimanere al passo con l'evoluzione della normativa PEC.

Per estendere inoltre la validità della posta certificata anche ad altri documenti, per esempio agli allegati, è molto importante adottare soluzioni PEC che aggiungano anche la firma digitale e la marca temporale→.

La quantità sempre crescente degli allegati PEC, inoltre, impone la necessità di poterli memorizzare in modo sistematico distinguendoli sia sulla base delle diverse tipologie, sia in relazione ai continui mutamenti normativi a cui fanno capo. Si deve quindi poter accedere a un archivio che tenga in considerazione tutti questi parametri e che permetta la facile e veloce fruibilità di ogni singolo documento.

Facilità di archiviazione e di accessibilità sono due caratteristiche primarie che ogni buona soluzione dovrebbe sempre avere. Prima di spendere un sacco soldi assicurati che se siano presenti!

 

Riconciliare i messaggi della PEC

Parliamo infine di riconciliazione. Abbiamo già affrontato questo spinoso argomento ma un breve ripasso non ha mai fatto male a nessuno. Alcuni strumenti di posta, sia elettronica che tradizionale, sono sottoposti a verifiche: raccomandata con ricevuta di ritorno e posta elettronica certificata sono certamente gli esempi principali.

Mentre per la tradizionale posta cartacea, la ricevuta di avvenuta consegna, consiste in un tagliandino che il postino si incarica di recapitare al domicilio del mittente, nel caso della PEC, accettazione e consegna vengono generate per ogni mail che il mittente spedisce al destinatario. L’accettazione informa il mittente che l'invio è stato eseguito in modo corretto mentre la conferma lo informa dell'avvenuta ricezione da parte del destinatario.

I messaggi di accettazione e consegna, però, si comportano come normalissime e-mail ricevute e spesso la loro ricezione non è immediata. Nel mentre aspettate questi messaggi, potreste riceverne altri, che si accodano in ordine cronologico alla vostra lista di email in arrivo. Capite bene che ricondurre il giusto messaggio di accettazione e il giusto messaggio di consegna con la PEC inviata non è proprio facile.

 


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DI CHE SI TRATTA?

 


 

La gestione di questi due messaggi secondo quest’ottica, definita riconciliazione, è una pratica piuttosto fastidiosa per chi lavora quotidianamente con la mail e si trova costretto a perdere ogni volta un sacco di tempo. A lenire lo stress generato da questa incombenza, ad esempio riconciliando con un solo clic tutti i documenti di una stessa pratica, è sempre il tipo di gestionale→ che si deciderà di utilizzare.

Un buon gestionale è in grado inoltre di gestire l'enorme flusso di informazioni in entrata liberando lo spazio di memoria della casella di ricezione e immagazzinando i messaggi di riconciliazione all'interno del sistema permettendo così di recuperarli ogni qual volta ce ne sia la necessità, per esempio per motivi fiscali o giudiziali.

Infine, un'altra funzionalità che non dovrebbe mai mancare consiste nella possibilità di gestire contemporaneamente più PEC all'interno dello stesso ambiente, permettendo al contempo l'accesso a più utenti.

Come vedi la tecnologia offre enormi possibilità per una conservazione della PEC intelligente, sicura e in grado di far risparmiare tempo e fatica agli utenti. Ciò che fa la differenza sono le funzioni supportate dal gestionale. Contrariamente a quello che si pensa i software non sono tutti uguali. Ognuno ha le sue peculiarità e nessuno di essi è universale. Bisogna avere le idee molto chiare e sapere con precisione quali sono le necessità della propria azienda e quali obbiettivi si vogliono raggiungere.

Una volta stabilità le priorità semplifichiamoci la vita e lasciamo che la tecnologia lavori al posto nostro. Del resto non è proprio per questo che è stata creata?

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