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Vincolo archivistico: cos'è e a cosa serve nella Conservazione Digitale

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La cura di un archivio documentale prevede una serie di regole che ne fanno una vera e propria materia a sé. Tra queste vi è il vincolo archivistico, le cui implicazioni si fanno sentire anche nella conservazione digitale→.

Di cosa si tratta?

 

Cos'è un archivio (e cosa non è)

Tutti siamo soliti archiviare documenti.

Secondo la definizione del Consiglio Internazionale degli Archivi→, ognuno di noi è un potenziale creatore di archivi. Il Consiglio definisce infatti l'archivio come:

l'insieme dei documenti formati o ricevuti e conservati da una persona fisica o da una persona giuridica nello svolgimento delle proprie attività.

Un archivio è, insomma, un gruppo di documenti (di qualsiasi genere, natura, formato) accumulati e messi da parte svolgendo un qualsiasi compito.

Secondo questa logica, anche una raccolta privata di fotografie o una collezione di francobolli potrebbe costituire un archivio, giusto? Non proprio.

Alla base del concetto di archivio vi è il principio secondo cui i documenti che ne fanno parte devono essere "legati" tra loro. ossia accomunati da un nesso logico, a prescindere dal loro contenuto.

Tale legame si chiama vincolo archivistico. 

Ciò che distingue una collezione da un archivio è la cosiddetta naturalità:

  • una collezione o una raccolta si formano volontariamente, ossia esiste una volontà di raccogliere e conservare i documenti (si parla infatti di vincolo volontario);
  • un archivio, invece, si forma in modo naturale, poiché i documenti che andranno a comporlo vengono prodotti per specifiche attività, non con lo scopo iniziale di conservarli.

 

Questa prima distinzione è la base per comprendere il concetto di vincolo, che vi spiegheremo meglio nel prossimo paragrafo.

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Archivi, archivistica e vincolo archivistico

Facciamo un passo indietro, tornando ad alcuni principi della scienza che studia gli archivi: l'archivistica, appunto. 

L'archivistica si occupa infatti di individuare e definire la natura degli archivi, le modalità con cui si sono formati, la loro organizzazione e le procedure adottate per la conservazione della documentazione. 

L'archivio è un oggetto complesso, la cui esistenza dipende da molti elementi:

  1. Deve esserci un soggetto produttore, come un ente o un'azienda;
  2. dev'esserci un'attività del soggetto che determina una produzione di documentazione;
  3. tale attività deve essere connessa a qualcosa di esterno, come nel caso di un'azienda con i suoi clienti;
  4. il produttore deve svolgere un'attività di conservazione di ciò che produce, come testimonianza delle attività stesse;

 

Tutte queste caratteristiche sopracitate costituiscono quel vincolo che lega naturalmente i documenti al soggetto produttore e all'attività che egli svolge: ecco che si parla di vincolo naturale.

Il vincolo archivistico è quindi ciò che distingue un archivio vero e proprio da una collezione o raccolta e, come già detto, è il nesso logico che collega i documenti dell'archivio tra loro e all'ente che li produce.

 

I legami tra vincolo archivistico e conservazione digitale 

La dematerializzazione e la Digital Transformation→ hanno spostato la gestione documentale sul piano informatico. Oggi le aziende producono prevalentemente archivi informatici, che occupano meno spazio, hanno costi minori, permettono ricerche più rapide. Ma il documento digitale ha comunque gli stessi requisiti→ che aveva quello fisico. 

Quindi anche per quanto concerne il vincolo archivistico: il mezzo è cambiato, la sostanza resta

Il vincolo archivistico rimane un elemento fondamentale per l'archiviazione digitale: di conseguenza lo è anche la conservazione digitale→.

Anche per questo esiste la figura del Responsabile della Conservazione→, che non a caso le Linee Guida AgID identificano come una persona con adeguate competenze archivistiche, giuridiche e informatiche. 

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