La cura di un archivio documentale prevede una serie di regole che ne fanno una vera e propria materia a sé. Tra queste vi è il vincolo archivistico, le cui implicazioni si fanno sentire anche nella conservazione digitale→.
Di cosa si tratta?
Cos’è un archivio (e cosa non è)
Tutti siamo soliti archiviare documenti.
Secondo la definizione del Consiglio Internazionale degli Archivi→, ognuno di noi è un potenziale creatore di archivi. Il Consiglio definisce infatti l’archivio come:
l’insieme dei documenti formati o ricevuti e conservati da una persona fisica o da una persona giuridica nello svolgimento delle proprie attività.
Un archivio è, insomma, un gruppo di documenti (di qualsiasi genere, natura, formato) accumulati e messi da parte svolgendo un qualsiasi compito.
Secondo questa logica, anche una raccolta privata di fotografie o una collezione di francobolli potrebbe costituire un archivio, giusto? Non proprio.
Alla base del concetto di archivio vi è il principio secondo cui i documenti che ne fanno parte devono essere “legati” tra loro. Ossia accomunati da un nesso logico, a prescindere dal loro contenuto.
Tale legame si chiama vincolo archivistico.
Ciò che distingue una collezione da un archivio è la cosiddetta naturalità:
- una collezione o una raccolta si formano volontariamente, ossia esiste una volontà di raccogliere e conservare i documenti (si parla infatti di vincolo volontario);
- un archivio, invece, si forma in modo naturale, poiché i documenti che andranno a comporlo vengono prodotti per specifiche attività, non con lo scopo iniziale di conservarli.
Questa prima distinzione è la base per comprendere il concetto di vincolo, che vi spiegheremo meglio nel prossimo paragrafo.
Archivi, archivistica e vincolo archivistico
Facciamo un passo indietro, tornando ad alcuni principi della scienza che studia gli archivi: l’archivistica, appunto.
L’archivistica si occupa infatti di individuare e definire la natura degli archivi, le modalità con cui si sono formati, la loro organizzazione e le procedure adottate per la conservazione della documentazione.
L’archivio è un oggetto complesso, la cui esistenza dipende da molti elementi:
- deve esserci un soggetto produttore, come un ente o un’azienda;
- dev’esserci un’attività del soggetto che determina una produzione di documentazione;
- tale attività deve essere connessa a qualcosa di esterno, come nel caso di un’azienda con i suoi clienti;
- il produttore deve svolgere un’attività di conservazione di ciò che produce, come testimonianza delle attività stesse.
Tutte queste caratteristiche costituiscono quel vincolo che lega naturalmente i documenti al soggetto produttore e all’attività che egli svolge: ecco che si parla di vincolo naturale.
Il vincolo archivistico è quindi ciò che distingue un archivio vero e proprio da una collezione o raccolta e, come già detto, è il nesso logico che collega i documenti dell’archivio tra loro e all’ente che li produce.
I legami tra vincolo archivistico e conservazione digitale
La dematerializzazione e la Digital Transformation→ hanno spostato la gestione documentale sul piano informatico. Oggi le aziende producono prevalentemente archivi informatici, che occupano meno spazio fisico, consentono uno scambio di informazioni più fluido e permettono ricerche più rapide. Ma il documento digitale ha comunque gli stessi requisiti che aveva quello fisico.
Quindi anche per quanto concerne il vincolo archivistico: il mezzo è cambiato, la sostanza resta.
Insomma, il vincolo archivistico rimane un elemento fondamentale per l’archiviazione digitale (e per la conservazione). Anche per questo esiste la figura del Responsabile della Conservazione→, che non a caso le Linee Guida AgID identificano come una persona con adeguate competenze archivistiche, giuridiche e informatiche.
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