Pec e valore legale, limiti e obblighi

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è uno strumento davvero imprescindibile per le comunicazioni tra persone, professionisti, imprese, pubbliche amministrazioni ed ha lo stesso valore legale della raccomandata.

Infatti anche la PEC, così come la raccomandata, prova sia l’invio sia il ricevimento della comunicazione.
Questo strumento digitale è diventato rapidamente, vista la sua affidabilità, assolutamente irrinunciabile.

Inoltre non si può dimenticare che a differenza della raccomandata, la spedizione via PEC è gratuita e la consegna è immediata.

Quando però si hanno molte pec da gestire → può diventare problematico riuscire ad avere sempre tutto sotto controllo ed evitare di compromettere il valore legale di una PEC.

 

Valore legale PEC: come funziona?

Il sistema PEC è molto efficiente e prevede una serie di passaggi che rendono sicura e comprovata questo tipo di comunicazione e che garantiscono, appunto, il valore legale della PEC →.

Questi passaggi  avvengono secondo un processo molto trasparente che coinvolge diversi soggetti.

Per primo, come ovvio, c’è il mittente della comunicazione che vuole spedire il suo messaggio e gli allegati tramite PEC.

Il secondo soggetto coinvolto è il gestore della casella PEC del mittente, che farà da “garante” per quanto riguarda l’integrità del contenuto del messaggio inviato dal cliente, della data e dell’ora di invio.

Per fare questo il gestore della PEC del mittente usa un messaggio esterno detto busta di trasporto, nel quale ci saranno sia il messaggio che eventuali allegati.

A questo punto il gestore del mittente invierà una ricevuta al mittente stesso e la busta di trasporto al gestore PEC del destinatario, il quale verificherà l’attendibilità della comunicazione e poi provvederà a consegnare il messaggio al destinatario.

Inoltre, il gestore della PEC del destinatario invierà anche la ricevuta di consegna al mittente, o la mancata consegna in caso di problemi.

 

Conservazione della PEC

Per dirimere qualunque diverbio legale riguardante l’invio di spedizioni tramite PEC, è necessario fornire la stampa della spedizione in formato “PDF”, con tanto di firma digitale se si tratta di un allegato, le ricevute di consegna, di ricezione, il certificato di firma del gestore PEC…

Quindi la conservazione delle ricevute è di fondamentale importanza. Solo attraverso queste potremo dimostrare gli avvenuti invii e ricezioni e mantenere inalterato il valore legale della comunicazione via PEC.

Per i tuoi messaggi inviati tramite PEC, conserva la ricevuta di consegna completa (file postacert.eml) e anche il file “daticert.xml”.

Anche per i messaggi PEC da te ricevuti conserva la busta di trasporto che sarà in formato “postacert.eml” e il file “daticert.xml”.

 


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Limite della PEC

L’unico limite della PEC è purtroppo quello di non poter fare testimonianza del contenuto degli allegati.

La PEC può certificare soltanto la presenza degli allegati ma non il loro contenuto, a meno che anche questi non siano stati firmati con firma elettronica →.

Ad esempio: se alleghi un file “word” a un messaggio inviato tramite PEC, avrai piena prova dell’invio della comunicazione con il suo contenuto, quindi della presenza del file “word”, ma non del contenuto di quest’ultimo.

Per ovviare in maniera spicciola alla problematica esposta in questo esempio, a meno che tu non possa firmare l’allegato con firma digitale, non rimane che copiare il contenuto del file “word” nel messaggio mail, e in tal caso anche in assenza di firma digitale il contenuto mantiene valore legale in caso di opponibilità a terzi.

 

Chi ha l’obbligo di avere la PEC?

Se sei un libero cittadino puoi decidere di avere la PEC o meno ma se rientri nelle seguenti casistiche, la Posta Elettronica Certificata è per te un obbligo di Legge.

  • Se sei una Pubblica Amministrazione
  • Se hai una ditta individuale
  • Se hai un’azienda
  • Se sei un libero professionista

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