Quando si parla di posta elettronica, una questione centrale riguarda l'invio multiplo della PEC.

Se non hai ancora familiarità con questo strumento o sei alle prime armi, ti sarai sicuramente fatto assalire da mille interrogativi:

  • Gli invii multipli della PEC sono possibili?
  • Gli invii multipli hanno valore legale?
  • Nell'invio di PEC multiple è possibile mantenere il ccn?

L'elenco dei quesiti possibili sarebbe lunghissimo e c'è davvero di che scoraggiarsi. Purtroppo però non ci sono alternative all'invio multiplo, a meno che tu non voglia sprecare un'infinità di tempo con la spedizione di comunicazioni, fatture e allegati vari utente per utente, dilatando enormemente i tempi di lavoro e stressandoti a dismisura. Per non parlare poi dell'incertezza relativa all'effettiva consegna e ricezione delle mail.

Detto questo, lamentarsi non è una strategia. Rimbocchiamoci le maniche e vediamo come usare la Posta Elettronica Certificata in modo intelligente preservando il valore legale degli invii multipli!

 

Invii multipli PEC e valore legale

Con la casella di posta elettronica ordinaria (PEO) ti sarà sicuramente capitato di inviare la stessa identica email ad un numero cospicuo di destinatari utilizzando la funzione ccn. Se il numero è elevato, si tratta di una scelta obbligata. Inviare tante email quanti sono i destinatari sarebbe una follia.

Purtroppo però, con la normativa attualmente in vigore nel nostro paese, la funzione ccn, quando si parla di PEC, non ha valore legale. Per fortuna a tutto c'è un rimedio. Infatti, attraverso appositi software per la gestione PEC→, si può superare questo inconveniente inviando a più utenti la stessa comunicazione e facendo in modo che essa mantenga il suo valore legale.

Precisione e velocità della comunicazione sono un elemento fondamentale per rimanere competitivi, nonché un ottimo modo per dimostrare la professionalità e la trasparenza della tua azienda. L'invio di PEC multiple nel pieno rispetto della legge è dunque possibile e non si tratta di una cosa da poco.

 

Invii multipli e organizzazione

Se ti è capitato di dover inviare la stessa identica PEC a molti destinatari, sarai d'accordo con noi che l'invio di PEC multiple è una funzione per nulla scontata e banale. Scrivere sempre lo stesso identico messaggio e oggetto e dover allegare ogni volta tutti i documenti necessari a ciascun destinatario, oltre a far perdere un sacco di tempo, moltiplica in modo esponenziale la probabilità di compiere errori e disattenzioni.

 

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È vero, c'è sempre la pratica magica del copia incolla, ma non vale certo per gli allegati che devono essere caricati ex-novo ogni volta e, in ogni caso, quando i lavori sono estremamente ripetitivi le distrazioni sono sempre dietro l'angolo. Da un punto di vista organizzativo, quindi, essere muniti di un software per la gestione PEC che supporti la funzione dell'invio multiplo è praticamente una necessità.

In termini di burocrazia, negli ultimi anni, qualche passo in avanti è stato fatto. Ci sono state delle semplificazioni e alcuni documenti inutili per fortuna sono scomparsi. Purtroppo però la mole di allegati che si è obbligati ad inviare quotidianamente per rispettare le normative ed evitare sanzioni di varia natura è ancora considerevole. Se hai molti clienti ai quali dover scrivere con una certa frequenza l'invio multiplo della PEC è davvero un toccasana

 

L'incertezza della consegna

Un ultimo aspetto da non sottovalutare riguarda l'incertezza della consegna e della ricezione dei messaggi. Come fare per usare la PEC in modo che entrambe abbiano sempre esito positivo e non ci siano errori di trasmissione?

Per varie ragioni, durante l'invio multiplo di PEC può capitare che ci siano degli errori o che un messaggio non venga recapitato correttamente ad uno o più destinatari. Si tratta di un bel problema. Il mancato invio di documenti importanti nei tempi stabiliti può mandare all'aria una trattativa commerciale, far perdere clienti e una sacco di soldi. Come dicevamo in un precedente articolo, a livello organizzativo il software è ormai un fattore determinante. Infatti, anche in questo caso, la risposta sta nelle funzionalità e nelle performance del gestionale che deciderai di adottare.

Nella scelta di un software per la gestione della PEC è fondamentale optare per soluzioni intelligenti in grado di garantire la massima percentuale di invii e consegne corrette e di notificare in modo tempestivo eventuali comunicazioni che non siano andate a buon fine. In questo modo avrai sempre sotto controllo lo stato delle tue comunicazioni e non dovrai convivere con il dubbio che le informazioni e i documenti inviati non siano effettivamente arrivati a destinazione.  

Come vedi l'invio multiplo della PEC fatto come si deve, nel pieno rispetto della normativa vigente, è una funzionalità alla quale non si può davvero rinunciare. In un colpo solo si riducono tempi ed errori di esecuzione, stress causato dalla ripetizione della stessa pratica e l'incertezza dovuta a possibili errori di trasmissione delle informazioni.

Una funzione semplice e solo apparentemente banale, se gestita ed implementata in modo intelligente, può trasformarsi in un vero e proprio vantaggio competitivo. Scambiare informazioni in modo efficace ed efficiente non è una delle opzione possibili, ma l'unica davvero indispensabile. Un vero e proprio mantra che devi ripeterti ogni giorno se vuoi rimanere competitivo, continuare a crescere e allargare il tuo business a macchia d'olio.

Buon lavoro!

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