Il protocollo digitale

Anni fa, quando veniva prodotto un nuovo documento ne veniva salvata (forse) una sua copia in archivio. Perlomeno questa accadeva di norma nelle Pubbliche Amministrazioni o nelle aziende medio grandi, strutturate in tal senso.
Poi, finalmente, agli inizi degli anni 2000 nacque il protocollo informatico e la gestione dei documenti e almeno la loro catalogazione divenne più semplice.

Per capire come funziona e che cos'è la protocollazione dei documenti in materia di conservazione sostitutiva→, partiamo quindi dalla definizione di protocollo informatico.

Per trovare questa definizione bisogna risalire al DPR 445 del 28 dicembre 2000, il Testo Unico in materia di documentazione amministrativa, secondo il quale il protocollo informatico è quella serie di procedure informatizzate e di infrastrutture ICT che le amministrazioni impiegano per la gestione documentale.

Questa definizione è nata allorquando il protocollo informatico era stato creato appositamente per le Pubbliche Amministrazioni e la dematerializzazione documentale delle stesse.

La protocollazione dei documenti quindi non è più una semplice operazione amministrativa, ma diventa un procedimento completo creato con lungimiranza, cioè con l'obiettivo di avere prima o poi un'intera gestione documentale informatizzata tramite anche la dematerializzazione.

Questa introduzione, obbligatoria, nelle PA, ha comunque portato i suoi effetti anche nel mondo imprenditoriale, in quanto gli stessi principi definiti per le Pubbliche Amministrazioni possono essere applicati in qualunque processo di dematerializzazione documentale.


Come faccio a conservare a norma i documenti digitali aziendali? Possiamo darti qualche consiglio :-)

 

MI SERVIREBBE


 

La protocollazione dei documenti

Quando si deve gestire un archivio, definire a monte le regole e i metodi per la protocollazione dei documenti è di fondamentale importanza: Ma, in realtà, cosa significa protocollare un documento?

Il protocollo altro non è che un registro dove vengono scritti giorno per giorno i documenti transitati, quindi ricevuti o spediti, e su di esso vengono annotati i dati identificativi di tali documenti:

  • Un identificativo univoco (numerico).
  • La data di ricezione.
  • Il Mittente.

La protocollazione, quindi, è la registrazione di un documento nel protocollo, il registro.

Con la protocollazione informatica dei documenti si riesce a garantire la registrazione a norma dei documenti, la loro classificazione per categorie, il loro facile reperimento e la conservazione e si riesce a migliorare l'efficienza dell'intero processo documentale, eliminando il registro cartaceo.

 

Protocollo informatico e gestione documentale: la normativa

Per arrivare oggi alla protocollazione informatica dei documenti integrata in un flusso documentale completo si è passato negli anni attraverso tutta una serie di norme emanate appositamente.
Vediamone le tappe fondamentali:

  • Legge n. 221 del 17/12/2012: Nasce l'Agenda Digitale Italiana.
    All'interno di questa legge, agli articoli 1 e 4, vengono stabilite le regole per il documento digitale unificato e il domicilio digitale. Questo è stato uno dei primi input per la diffusione delle PEC e per accelerare il processo di informatizzazione delle aziende, entrando sempre di più nel concetto di gestione informatica dei documenti.
  • DCPM 3 dicembre 2013: contiene le regole tecniche in materia di protocollo informatico.
    In tale decreto viene previsto il manuale delle gestione documentale, ed a tal fine il protocollo informatico definisce la struttura tecnica per l'implementazione del processo di digitalizzazione.
  • DCPM 8 12 gennaio 13 novembre 2014: nasce e viene attuato il CAD, Codice dell'Amministrazione Digitale.
    Viene regolamentata la dematerializzazione e le regole per la produzione di copie conformi.
  • Nel 2014 vengono pubblicate le regole tecniche per la conservazione digitale.
    Esse garantiscono ai documenti conservati le caratteristiche di:
    1. Autenticità
    2. Integrità
    3. Affidabilità
    4. Reperibilità
    5. Leggibilità

Quest'ultimo punto è probabilmente il più importante per quel che riguarda il processo documentale di un azienda e l'importanza della protocollazione, in quanto con l'attribuzione di un codice identificativo univoco al documento e la sua protocollazione, si sancisce la sua "nascita digitale" all'interno dell'archivio elettronico dove può mantenere immutate le caratteristiche appena elencate.

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