Se il tuo lavoro prevede l’utilizzo quotidiano della posta elettronica, sei certamente a conoscenza della possibilità di programmare l’invio delle e-mail posticipandolo nel tempo a seconda delle necessità. Si tratta di una funzione che ti permette di organizzare la comunicazione scegliendo il momento adatto in cui desideri che il mittente riceva le informazioni.
Ma con le mail di Posta Elettronica Certificata cosa succede? Si può inviare un messaggio PEC a un orario prestabilito?
Perché automatizzare l’invio delle PEC
Nel caso della Posta Elettronica Certificata (PEC), automatizzare l’invio delle e-mail è leggermente più complesso. Questo a fronte del fatto che la Posta Certificata implica una procedura delicata, la stessa che le conferisce valore legale e probatorio al pari della raccomandata AR.
D’altro canto, però, la PEC è oramai uno strumento imprescindibile per le aziende, soprattutto di medie e grandi dimensioni, tale da costituire un asset fondamentale per la generazione di flussi di lavoro.
Ti sarà sicuramente capitato di dover inviare comunicazioni ai clienti nel rispetto delle date stabilite nel contratto oppure di partecipare a bandi di gara. Potresti inviare tutto e subito, ma a volte è il caso di aspettare qualche giorno e fare in modo che chi legge lo faccia al momento più idoneo. Per evitare di dimenticarsene però la funzione dell’invio programmato è proprio quello che ci vuole.
Come tutti i documenti inoltre, anche la Posta Elettronica Certificata è vincolata a procedure che coinvolgono più persone e deve quindi rispettare tempistiche precise. In quest’ottica, automazione e programmazione della PEC sono quindi vere e proprie necessità che contribuiscono a rendere complessivamente più performanti i processi aziendali di gestione documentale.
Ma entriamo nello specifico. L’azienda per la quale lavori si è appena aggiudicata un lavoro importante. Il cliente è molto prestigioso e questa volta si tratta davvero di fare un salto di qualità notevole. Ti devi occupare di tutta la parte burocratica. Ci sono una miriade di documenti da allegare e devono essere spediti con scadenza prefissata. Dopo aver controllato più volte che tutto sia stato compilato in modo corretto e nei minimi dettagli, decidi che puoi premere il pulsante invio. Un attimo prima di farlo però ti accorgi che sono le 5 di venerdì pomeriggio e che forse non è proprio il caso.
Come automatizzare l’invio della PEC
Programmare l’invio dei messaggi PEC in questo frangente è la cosa più intelligente da fare. Grazie a un gestionale PEC→ puoi scegliere infatti di spedire il tutto alle 10 in punto di lunedì mattina. In questo modo la persona che dovrà leggere e controllare il malloppo di documenti potrà farlo a mente lucida dopo il weekend.
Programmare le PEC con invio multiplo
È fine dicembre e devi mandare una notifica a tutti i tuoi clienti. Si tratta di questione importante ma non urgente ed è bene che la leggano dopo la pausa natalizia. Anche in questo caso automatizzare l’invio delle mail PEC è la cosa migliore. Questa volta però i destinatari sono quasi un centinaio e non puoi certo ripetere la scrittura del testo e dell’oggetto per tutte queste volte.
Bisogna combinare la funzione dell’invio programmato con quella dell’invio multiplo. La normativa italiana parla chiaro e gli invii di messaggi PEC in Copia Nascosta, in quanto copie, non sono concessi→.
Ci sono però software specifici in grado di aggirare l’ostacolo→. Invio multiplo e programmato sono dunque possibili in contemporanea. Si tratta di una combinata davvero vincente che da una parte consente di stabilire i tempi della ricezione e dall’altra di snellire un processo di scrittura che altrimenti diventerebbe estremamente stressante.
Monitorare gli invii e gestire gli errori in modo semplice
Appurato che, con software specifici, è possibile automatizzare l’invio di PEC, anche a più destinatari, manca un ultimo tassello: la possibilità di essere supportati da un sistema di monitoraggio degli invii e di eventuali errori.
Il software per l’invio programmato e massivo deve visualizzare in tempo reale lo stato di avanzamento della spedizione e avvisarti immediatamente se qualcosa è andato storto. Provate a immaginare se per ogni PEC inviata dovreste controllare nella posta in entrata se sono arrivate le ricevute di accettazione e consegna o messaggi di errore. Disporre di una segnalazione immediata di errori o di mancati recapiti rende tutto più facile e non ti costringe a vivere con il dubbio che le informazioni si siano perse per strada o siano svanite nel nulla.
Il monitoraggio della comunicazione è un aspetto da non sottovalutare. La tecnologia in questo senso ci può aiutare moltissimo. Ovviamente bisogna scegliere quella giusta.
Come hai visto, programmare l’invio delle mail PEC è possibile. La tecnologia ci viene in soccorso e ci permette di organizzare il lavoro automatizzandolo. Programmazione, invio multiplo e monitoraggio degli errori sono funzioni che lavorano assieme aumentando la precisione e la sicurezza della comunicazione. Non è per nulla banale per chi ogni giorno scrive decine e decine di e-mail allegando documenti dai quali dipendono questioni legali ed amministrative, relazioni commerciali, buona reputazione e credibilità dell’intera struttura aziendale.
Quando c’è tanto lavoro da fare e sei sotto pressione queste funzionalità ti salvano davvero la vita semplificando l’operato quotidiano e agevolandone l’organizzazione. C’è da precisare che i gestionali PEC fanno molto altro, e che non avrebbe senso acquistarne uno solamente per programmare le PEC. Risultano invece fondamentale nel momento in cui si vuole iniziare a gestire le PEC in modo avanzato, includendo anche l’invio programmato.
Insomma, munirsi di software dotati di queste caratteristiche è davvero importante per lavorare con maggiore precisione, efficienza e serenità.
