Se il tuo lavoro prevede l'utilizzo quotidiano della posta elettronica, sei certamente a conoscenza della possibilità di programmare l'invio delle email posticipandolo nel tempo a seconda delle necessità. Si tratta di una funzione che ti permette di organizzare la comunicazione scegliendo il momento adatto in cui desideri che il mittente riceva le informazioni.

 

Perché automatizzare l'invio delle PEC

Nel caso della Posta Elettronica Eertificata (PEC), automatizzare l'invio delle email è particolarmente utile. Ti sarà sicuramente capitato di dover inviare comunicazioni ai clienti nel rispetto delle date stabilite nel contratto. Potresti inviare tutto e subito, ma a volte è il caso di aspettare qualche giorno e fare in modo che chi legge lo faccia al momento più idoneo. Per evitare di dimenticarsene però la funzione dell'invio programmato è proprio quello che ci vuole.    

Come tutti i documenti inoltre, anche la Posta Elettronica Certificata è vincolata a procedure che coinvolgono più persone e deve quindi rispettare tempistiche precise. In quest'ottica, automazione e programmazione della PEC sono quindi vere e proprie necessità che contribuiscono a rendere complessivamente più performanti i processi aziendali di gestione documentale

Ma entriamo nello specifico. L'azienda per la quale lavori si è appena aggiudicata un lavoro importante. Il cliente è molto prestigioso e questa volta si tratta davvero di fare un salto di qualità notevole. Ti devi occupare di tutta la parte burocratica. Ci sono una miriade di documenti da allegare e devono essere spediti con scadenza prefissata. Dopo aver controllato più volte che tutto sia stato compilato in modo corretto e nei minimi dettagli, decidi che puoi premere il pulsante invio. Un attimo prima di farlo però ti accorgi che sono le 5 di venerdì pomeriggio e che forse non è proprio il caso.

 

Come automatizzare l'invio della PEC

Programmare l'invio dell'email in questo frangente è la cosa più intelligente da fare. Grazie ad un gestionale progettato a regola d'arte→  puoi scegliere infatti di spedire il tutto alle 10 in punto di lunedì mattina. In questo modo la persona che dovrà leggere e controllare il malloppo di documenti potrà farlo a mente lucida dopo il weekend. E poi si tratta anche di una questione di stile. È un lavoro importante e formalizzare il contratto di venerdì sera lascia un po' a desiderare, non credi?

Occhio però alle performance del software! Assicurati che sia affidabile e che implementi tecniche di invio di ultima generazione in grado di garantire data e ora con precisione assoluta.

 

Programmare le PEC con invio multiplo

È fine dicembre e devi mandare una notifica a tutti i tuoi clienti. Si tratta di questione importante ma non urgente ed è bene che la leggano dopo la pausa natalizia. Anche in questo caso automatizzare l'invio delle mail PEC è la cosa migliore. Questa volta però i destinatari sono quasi un centinaio e non puoi certo ripetere la scrittura del testo e dell'oggetto per tutte queste volte.

 

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Bisogna combinare la funzione dell'invio programmato con quella dell'invio multiplo. Come ti ho già detto in un precedente articolo  la normativa italiana parla chiaro e per ora gli invii multipli, in quanto copie, non sono previsti dalla legge.

Ci sono però dei software già molto evoluti in grado di aggirare l'ostacolo→. Invio multiplo e programmato sono dunque possibili in contemporanea. Si tratta di una combinata davvero vincente che da una parte consente di stabilire i tempi della ricezione e dall'altra di snellire un processo di scrittura che altrimenti diventerebbe estremamente stressante e costellato di imprecisioni.

  

Monitorare gli invii e gestire gli errori in modo semplice

Ora possiamo quindi automatizzare l'invio, anche a più destinatari. Manca però un ultimo tassello: la possibilità di  essere supportati da un sistema di monitoraggio degli invii e di eventuali errori.

Esistono gestionali are in grado di farti visualizzare in tempo reale lo stato di avanzamento della spedizione e avvisarti immediatamente se qualcosa è andato storto. Provate a immaginare se per ogni PEC inviata dovreste controllare nella posta in entrata se sono arrivate le ricevute di accettazione e consegna o messaggi di errore. Disporre di una segnalazione immediata di errori o di mancati recapiti rende tutto più facile e non ti costringe a vivere con il dubbio che le informazioni si siano perse per strada o siano svanite nel nulla.

Il monitoraggio della comunicazione è un aspetto da non sottovalutare. La tecnologia in questo senso ci può aiutare moltissimo. Ovviamente bisogna scegliere quella giusta.

 Come hai visto, programmare l'invio delle mail PEC è possibile. La tecnologia ci viene in soccorso e ci permette di organizzare il lavoro automatizzandolo. Programmazione, invio multiplo e monitoraggio degli errori sono funzioni che lavorano assieme aumentando la precisione e la sicurezza della comunicazione. Non è per nulla banale per chi ogni giorno scrive decine e decine di email allegando documenti dai quali dipendono questioni legali ed amministrative, relazioni commerciali, buona reputazione e credibilità dell'intera struttura aziendale.

Quando c'è tanto lavoro da fare e sei sotto pressione queste funzionalità ti salvano davvero la vita semplificando l'operato quotidiano e agevolandone l'organizzazione. Munirsi di software dotati di queste caratteristiche è davvero fondamentale per lavorare con maggiore precisione, efficienza e serenità.

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