Se sei una figura amministrativa, un commerciale o un impiegato tecnico e lavori all'interno delle aziende,  oppure operi all'interno della pubblica amministrazione, con molta probabilità sarai già in possesso di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC).

Come avrai già avuto modo di notare, la gestione della mail PEC presenta delle criticità che è bene conoscere per utilizzare questo strumento con la giusta consapevolezza, sfruttarne tutte le potenzialità ed evitare di incappare in spiacevoli errori di comunicazione.

Iniziamo dal primo problema che si incontra con la Posta Certificata in un'azienda: le credenziali per accedere a una PEC sono uniche e vengono condivise da tutti gli utenti che la utilizzano.

Spesso persino quando l'azienda è dotata di un gestionale PEC la password di utilizzata è uguale per tutti e questo pone un grosso problema in termini di tracciabilità delle azioni compiute dalla singola persona.

In altre parole: se tutti gli utenti accedono al software di gestione PEC con la medesima password, risulta impossibile capire quale utente abbia effettivamente inviato o letto una mail all'interno del software.

L'accesso al gestionale per mail mediante la stessa password, quindi, non permette di differenziare le attività consentite a ciascun utente. Tutti possono compiere le stesse azioni e questo è un ulteriore bel problema.

Una seconda questione riguarda la gestione contemporanea di più caselle di posta. Entra ed esci, esci ed entra. Così per ogni casella. Questo complica di molto la routine quotidiana, facendo perdere tempo, pazienza e aumentando lo stress che non è mai una buona cosa. 

In questo articolo affronteremo in modo specifico queste criticità e ti aiuteremo a capire come usare la PEC al meglio. Sei pronto? Bene, allora iniziamo!

 

Come gestire le e-mail aziendali in sicurezza? 

Quando nel corso di una giornata lavorativa più utenti possono accedere alla stessa casella di posta contemporaneamente, una grande quantità di informazioni viene inviata e ricevuta in un breve arco di tempo.

È proprio qui che la gestione della mail PEC presenta dei problemi. Infatti, non c'è modo di sapere chi abbia fatto cosa. Se ad esempio Tizio si collega al mattino e legge le mail in entrata e Caio si connette al pomeriggio per inviare dei messaggi, Sempronio, che si connetta la sera, non ha modo di sapere chi dei due utenti precedenti abbia effettivamente eseguito le azioni.

L'ideale sarebbe che ognuno potesse avere una casella di PEC personale, come avviene con gli account di posta elettronica ordinaria. Ovviamente all'interno di organizzazioni questo non è possibile: la stessa mail PEC, essendo aziendale, deve poter essere utilizzata da più persone. Come si fa allora?

Bisogna rivedere da zero la gestione delle password aziendali. Bisogna dotarsi di un software che gestisca la multiutenza e fornire a ciascun utente una password personale in modo che sia possibile tracciare all'interno del software di gestione PEC quando è avvenuta una determinata azione e chi ne è l'autore.

Con l'accesso personalizzato di fatto la gestione delle mail PEC diventa molto più sicura. Se da un lato più utenti possono accedere alla stessa casella di posta elettronica, dall'altro il loro comportamento può essere tracciato e ogni utente può essere riconosciuto.

 

DI CHE SI TRATTA?

 

 

I rischi per la sicurezza e la privacy delle informazioni

Oltre alla tracciabilità delle operazioni svolte, l'accesso unificato alla mail PEC impedisce di tutelare anche la sicurezza e la privacy delle informazioni

Nel rispetto del ruolo che ogni persona ricopre all'interno dell'azienda, non tutti gli utenti possono infatti avere accesso alle informazioni in modo equivalente.

I software di gestione PEC, proprio in virtù dell'accesso personalizzato, hanno la possibilità di essere impostati selezionando quali informazioni possono o non possono essere viste da ciascun utente.

Se ad esempio chi scrive è il titolare e la comunicazione contiene informazioni strategiche per l'intera azienda, è bene che solo i suoi più stretti collaboratori possano venire a conoscenza di tali informazioni. Potrebbe trattarsi di questioni delicate facilmente fraintendibili da chi non ricopre funzioni dirigenziali o non è, comunque, al vertice dell'organigramma aziendale. 

La gestione della mail PEC, la sicurezza delle informazioni e il rispetto della privacy sono certamente aspetti da non sottovalutare soprattutto quando la quantità di informazioni è grande e il loro contenuto può avere ripercussioni significative a livello aziendale, ad esempio determinando il successo o il fallimento di una trattativa commerciale.

 

Gestire più caselle di posta PEC: che scocciatura!

Un'ultima questione, non certamente meno importante delle altre, riguarda la gestione multipla della PEC. Come usare la posta certificata quando si devono gestire più caselle? Ti sarà sicuramente capitato di avere più PEC da controllare ogni giorno e di dover continuamente passare da una casella PEC all’altra, magari di privider differenti.

Switchare continuamente da una casella all'altra è una pratica molto fastidiosa, che fa perdere tempo e pazienza e che rallenta in modo significativo il tuo lavoro. Nella pratica, è esattamente come uscire e rientrare continuamente in siti diversi.

Non sarebbe bello poter gestire tutta la tua comunicazione all'interno dello stesso ambiente di lavoro?

Puoi tirare un sospiro di sollievo: si può! Gestire tutte le caselle di posta mediante un software unico ti permetterà di organizzare al meglio tuo lavoro senza continue perdite di concentrazione. 

Come vedi la gestione della mail PEC deve essere affrontata con il giusto spirito e con le competenze adeguate, utilizzando strumenti software idonei in grado di agevolare e snellire il quotidiano lavoro di invio e lettura di informazioni. Siamo certi che i nostri consigli ti saranno molto utili.

Non ti resta che provare e farci sapere. Buon lavoro!  

 

 

 

 

 

 

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