La digitalizzazione dei processi aziendali è un processo in continuo divenire che sta trasformando in modo radicale tutti i comparti delle imprese di ogni dimensione. Amministrazione, commerciale, produzione, logistica ecc... sono tutti coinvolti all'interno di nuovo paradigma che prevedere l'utilizzo di documenti digitalizzati e di un nuovo modo di concepire la gestione dei processi aziendali.
Con la rivoluzione digitale, nel corso degli ultimi quindici anni, la gestione dei documenti aziendali è diventata un tema centrale.
L'ottimizzazione dei processi aziendali→ passa necessariamente attraverso la digitalizzazione documentale e, se vuoi che la tua azienda continui a stare sul mercato e ad essere competitiva, non puoi permetterti di restare fuori da questo nuovo scenario!
In modo particolare, la digitalizzazione dei processi aziendali gioca un ruolo fondamentale all'interno del reparto commerciale di ogni azienda. Sai meglio di noi quant'è delicata una trattativa commerciale.
Perdere un sacco di tempo con la firma dei documenti, non avere tutti i documenti necessari al momento giusto o trovarsi a dover correggere dati inseriti in modo errato può determinare il fallimento di una trattativa, con tutte le conseguenza del caso.
La digitalizzazione aziendale è quindi un imperativo e l'utilizzo di specifici software per la gestione dei processi aziendali→ una conseguenza necessaria.
L'alternativa è andare avanti come si è sempre fatto, incrementando in modo esponenziale i tempi morti, gli errori procedurali e ovviamente il fallimento delle trattative, fino ad arrivare alle perdita dei clienti. Un vero e proprio disastro!
Ma adesso basta chiacchiere, entriamo nel merito della questione e vediamo delle situazioni concrete.
La raccolta dei documenti digitalizzati
Hai appena finito di visitare un cliente importante. Ti sei speso come un pazzo per mostrargli le caratteristiche innovative e uniche del tuo prodotto. Inizialmente sembrava scettico, titubante e poco propenso ad acquistare ma, con il proseguire della trattativa, sei riuscito a persuaderlo che quello è esattamente il prodotto che fa per lui.
È giunto finalmente il momento di concretizzare l'accordo, ma proprio quando sei a un passo dal concludere l'affare ti rendi conto che non hai con te tutti i documenti necessari. Eri convinto di averceli appresso ma invece sono rimasti in azienda. Non c'è nulla da fare, sei costretto a rimandare aspettando che l'azienda ti invii tutto il necessario. Un vero peccato!
Mentre aspetti di avere tutta documentazione, il tuo cliente potrebbe cambiare idea o aver ricevuto altre proposte per lui più vantaggiose. In ogni caso, essere sprovveduti dei documenti necessari è indice di poca professionalità, non credi?
Purtroppo queste situazioni sono all'ordine del giorno ed è proprio questo il motivo per cui la digitalizzazione dei processi aziendali non è più rimandabile. In occasioni come queste avere a portata di mano appositi software per la gestione dei processi aziendali fa davvero la differenza!
Documenti digitalizzati e firma grafometrica
Lo scenario è lo stesso di prima ma questa volta ti sei munito di un software idoneo. Sul tuo iPad l'azienda per la quale lavori ti ha inviato tutti i documenti necessari per concludere definitivamente la trattativa e non pensarci più.
Il tuo cliente è deciso a firmare e può farlo direttamente su tablet->. Sfortuna vuole che proprio quella mattina non ci sia sufficiente connessione. L'azienda si trova in una zona poco coperta e non c'è un rete wi-fi a cui potersi connettere. Sei praticamente nella stessa situazione di prima e anche questa volta torni a casa con le pive nel sacco.
La digitalizzazione dei processi aziendali è una gran bella cosa, se funziona, altrimenti è una vera e propria sorgente di frustrazioni. Purtroppo sul mercato ci sono software e software e uno non vale l'altro. Quello di cui sei provvisto non è probabilmente di ultima generazione come quelli che permettono di raccogliere le firme anche in mancanza di connessione per poi inviarle in sede, una volta che si è ristabilito il segnale.
Alcuni imprevisti sono davvero difficili da immaginare. Tutto dipende dalla lungimiranza di chi ha sviluppato il software. Come si dice in questi casi: sono i dettagli a fare la differenza!
Documenti digitalizzati e gestione degli errori
Non dimentichiamoci infine delle sviste che anche i nostri clienti possono commettere. Anche loro possono sbagliare ma sta a noi prevedere i loro eventuali errori.
Stavolta hai fatto tutto come da manuale e la connessione non ti ha tradito. Il tuo cliente però si è dimenticato di compilare alcuni campi obbligatori e ha commesso degli errori di scrittura. Capita purtroppo, fretta e disattenzione fanno da sfondo alle giornate frenetiche di tutti noi.
Anche in questo caso a fare la differenza e ad avvertirti delle informazioni errate e/o omesse non può che essere il software che hai scelto. Alcuni software per la gestione dei processi aziendali sono in grado di rilevare immediatamente se i contratti sono stati compilati correttamente in tutti i campi o se ci sono degli errori che devono per forza essere corretti, pena la non validità degli stessi.
E, cosa ancor più importante per un garantire l'efficienza del processo, tutti questi dati possono essere inviati direttamente al back-office della tua azienda, riducendo e ottimizzando così le operazioni di data entry.
Si tratta di una funzionalità essenziale che permette di tenere sotto stretto controllo la validità dei documenti e che quindi riveste un ruolo importante anche sotto il profilo legale e probatorio qualora ce ne fosse la necessità. Ovviamente speriamo di no ma tutelarsi è sempre la strada più saggia.
Come vedi, la digitalizzazione documentale è un processo complicato che presenta insidie nascoste. È bene affrontare il processo di miglioramento aziendale con attenzione prendendo in considerazione ogni singolo aspetto. La tecnologa ci cambia la vita ma non devi commettere l'errore di pensare che essa possa sostituirsi al tuo cervello.
Prima di adottare un software piuttosto che un altro devi prendere in considerazione tutte le variabili del caso, cercando di prefigurati tutti gli scenari possibili, le criticità e gli imprevisti. Solo in questo modo la tecnologia può davvero migliorare la tua attività lavorativa e determinare il successo della tua azienda.
Non ti resta che scegliere il software migliore e metterti al lavoro. In bocca al lupo!
