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Perché dematerializzare conviene: oltre il risparmio economico

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Si sta facendo sempre più spazio in ambito aziendale, ma anche nelle Pubbliche Amministrazioni, il concetto di dematerializzazione: l'idea di andare (finalmente) oltre il cartaceo per passare ad archivi digitali.

Beh, era ora! Dematerializzare conviene in tantissimi aspetti, non solo per il risparmio economico. L'elenco dei vantaggi è folto e non approfittarne significa restare indietro e perdere competitività.

Vediamo quali sono i benefici della dematerializzazione che vanno oltre il solo risparmio economico.

 

I vantaggi immediati: risparmio di spazio e risorse



Quando pensiamo all'archivio tradizionale, cosa ci viene in mente? Faldoni polverosi in cui rintracciare con difficoltà il documento giusto, scaffali pieni fino al soffitto, stanze stracolme di carta. 

Il primo vantaggio della dematerializzazione è infatti quello del risparmio di spazio, visto che la carta ne occupa tantissimo, costringendo anche a prevedere uffici più grandi. I documenti dematerializzati, invece, non occupano spazio fisico (ne occupano di virtuale, ma di questo parleremo in un altro momento), permettendo alle aziende di dedicare ad altro quelle stanze. Ovvero, non le costringe a occupare edifici enormi solo per contenere gli archivi aziendali, potendo optare per uffici più piccoli.

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Il secondo vantaggio della dematerializzazione riguarda i materiali: forniture periodiche di carta, cancelleria, cartucce per la stampante, tutti elementi che riempiono i magazzini, necessitano di manutenzione e impegnano non poco gli uffici acquisti. In un archivio che produce documenti digitali, finalmente non ce n'è bisogno. Anche il pianeta ringrazia.

 

Vantaggi impliciti: smartworking, automation, consultazione

 

Il risparmio di risorse è evidente. Ma dobbiamo andare oltre: la dematerializzazione agisce anche sul piano dell'organizzazione lavorativa. Vediamo nel dettaglio in cosa influisce:

 

Consultazione rapida

Un archivio dematerializzato, i documenti sono pronti a essere gestiti direttamente dal dispositivo digitale. Con una gestione in cloud o sistemi di condivisione aziendale, il documento digitale diventa consultabile dalla postazione di lavoro, da tutti o da chi ne ha il permesso secondo le policy aziendali e, soprattutto, molto più rapidamente

 

Smartworking


Oggi sono sempre più i dipendenti che prediligono il lavoro da remoto o quantomeno ibrido: la dematerializzazione è un ottimo modo per permettere il lavoro a distanza→, i cui vantaggi sono molti. 

 

guida-dematerializzazione

Flussi di lavoro automatizzati


I documenti dematerializzati permettono di automatizzare il flusso di lavoro tramite workflow e integrazioni. Ad esempio, convogliando tutti i documenti, anche del ciclo passivo, in un unico gestionale. Oppure, creando procedure di creazione, approvazione e modifica che coinvolgono più figure all'interno dell'azienda.



Sicurezza

L'obiezione più comune che riguarda il documento digitale è la sua vulnerabilità: basta un attacco hacker o un problema informatico che si perde tutto, mentre la carta è la carta.

Non è proprio così: la carta è molto più a rischio, soggetta a pericoli come incendi, furti, allagamenti e molto altro.

Per il documento digitale, invece, può esserci (anzi, deve esserci) il backup delocalizzato e un piano di disaster recovery e business continuity che permette alle aziende di garantire la sicurezza dei propri documenti ed evitare interruzioni del lavoro. 

I rischi non sono da imputarsi al digitale, bensì all'assenza di una cultura informatica aziendale.

 

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La dematerializzazione è mirata: analisi e valutazione dell'archivio



Cosa complica la dematerializzazione? Beh, che non può essere uguale per tutti.

Finora abbiamo parlato semplicemente di "dematerializzazione", ma in realtà in un unico termine si nascondono molte sfaccettature: tutto dipende dalle esigenze dell'azienda.

Come fare, quindi, se si vuole dematerializzare la carta in azienda? 

Tutto parte dall'analisi: il censimento dell'archivio, del suo stato, della natura dei suoi documenti e, infine, dei flussi aziendali è essenziale per la realizzazione di un progetto di digitalizzazione documentale.

La dematerilaizzazione non è solo una conversione di formato: è un ripensare alla struttura lavorativa. E senza un'analisi, dimenticatevi di dematerializzare.

 

Serve una mano per avviare un progetto di dematerializzazione? Contattaci!

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