Abbiamo già approfondito il tema della conservazione dei documenti. Praticamente tutti – enti pubblici o privati, aziende o Pubbliche Amministrazioni, piccole o grandi società – devono custodire i propri atti per un lungo periodo. Tra le istituzioni più impegnate in tal senso vi sono le banche, che vedono milioni di operazioni ogni giorno.

La domanda sorge spontanea: per quanto tempo le banche devono conservare i relativi documenti? 

 

Conservare i documenti bancari: il TUB 

La normativa vigente in merito è affidata al Testo Unico Bancario (TUB) ->, emanato nel 1993 e aggiornato di recente nel 2019. Il TUB si occupa di regolamentare tutto l'universo della gestione bancariainglobando anche l'ambito della gestione documentale da parte delle banche. 

Per la precisione, l'argomento viene esaustivamente trattato nell'articolo 119, che parla di Comunicazioni periodiche alla clientela. Il comma sulla conservazione dei documenti bancari è il n. 4e recita in questo modo: 

Il cliente, colui che gli succede a qualunque titolo, e colui che subentra nell’amministrazione dei suoi beni, hanno diritto di ottenere, a proprie spese, entro un congruo termine e comunque non oltre novanta giorni, copia della documentazione inerente a singole operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni. Al cliente possono essere addebitati solo i costi di produzione di tale documentazione. 

Ogni banca ha quindi l'obbligo di conservazione dei documenti bancari per 10 anni. 

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Conservare i documenti fiscali: un sistema in evoluzione 

La scadenza appena citata per l'ambito bancario è anche allineata alla conservazione dei documenti fiscali. Sin dal 1942, il l'art. 2220 del Codice Civile-> (in tema Conservazione di scritture contabili) afferma quanto segue: 

Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.

Nell'era digitale, leggere di scritture e copie potrebbe apparire datato. Il comma aggiunto nel 1994, però, attua una specificazione più moderna, che ci tornerà molto utile: 

Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.

 

 

Verso gli archivi digitali 

Il recente comma del CC ci assicura di poter utilizzare supporti di immagini. Anche per questo, nello stesso anno, il TUB specifica che i documenti possono essere prodotti anche su un supporto durevole – e ne spiega il significato.

Supporto durevole 

indica ogni strumento che permetta al consumatore di conservare le informazioni che gli sono personalmente indirizzate, in modo da potervi accedere in futuro per un periodo di tempo adeguato alle finalità cui esse sono destinate, e che permetta la riproduzione identica delle informazioni memorizzate.

Dieci anni di memorizzazione analogica producono ingombranti faldoni e scatoloni, in grado di riempire qualunque archivio. Ma combinando le informazioni ottenute sui supporti, diventa chiara l'apertura al digitale, che oggi possiamo adottare largamente. 

Per rispettare ogni normativa vigente, ldematerializzazione degli archivi può avvenire in due diversi modi, che si adattano alle esigenze aziendali. 

Per approfondire l'argomento, leggi il nostro articolo sulla differenza tra conservazione digitale e conservazione sostitutiva->

 


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In tutti i casi è sempre consigliato affidarsi a professionisti del settore per garantire l'adeguamento dei propri sistemi IT alle normative vigenti->. I servizi di dematerializzazione in outsorcing, inoltre permettono di sgravare le banche di operazioni manuali come scansioni e verifica della leggibilità.

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