PEC sempre piena? Come ottimizzare spazio, tempo e costi

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Ogni azienda deve possedere una casella di Posta Elettronica Certificata->. L'utilizzo della PEC è oggi obbligatorio per numerose attività quotidiane, incluse le comunicazioni alle Pubbliche Amministrazioni e l'invio di documenti legali ad altre aziende. 

Sempre più documenti viaggiano a mezzo PEC e ciò comporta una problematica sempre più frequente: la casella PEC pienaPeriodicamente si esaurisce lo spazio messo a disposizione dal gestorecausando problemi di invio e - soprattutto - ricezione delle e-mail->.

Ma esiste un modo per ottimizzarla. 

 

Perché la PEC si riempie continuamente e perché ci fa perdere tempo prezioso 

A differenza dei sistemi di posta tradizionali, come GMail, Microsoft 365 (Outlook) o Exchange, che dispongono di notevole spazio, le PEC si riempiono in fretta.

Uno dei motivi è che ogni e-mail viene appunto certificata, in due passaggi: l'avvenuto invio e l'avvenuta ricezione. Ogni conferma è di fatto un messaggio recapitato al mittente della PEC. Ciò significa che ogni spedizione occupa di fatto lo spazio di 3 messaggi.

Il secondo motivo per cui una casella PEC tende a riempirsi in fretta è che tramite questo mezzo si inviano anche allegati di un certo peso.

Abbiamo poi la questione degli invii massivi o multidestinatari, per simulare il Ccn-> mantenendo però il valore giuridico di ogni singola comunicazione. 

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Ogni messaggio viene gestito singolarmente, occupando lo spazio con le due ricevute.

Queste componenti incidono molto se consideriamo che una casella PEC è molto meno capiente di una classica. O, per lo meno, è spesso meno capiente di quanto sia realmente necessario.

Certo, è possibile ampliare la capienza massima acquistando altro spazio dal gestore. Un'operazione che andrà però svolta periodicamente e, potenzialmente, all'infinito. E qui sorge il dubbio: ha senso spendere di più perché delle e-mail ormai inutili stanno riempiendo la casella? 

Un'azienda può quindi – ragionevolmente – scegliere di non acquistare altro spazio. Per continuare a usare la PEC, a questo punto, avrà bisogno di svuotare manualmente la casella ogni volta che si riempie. Un compito non semplice, in primis poiché è necessario stabilire cosa può effettivamente essere cancellato

Ecco il problema inverso: nella convinzione di risparmiare denaro si spendono inutilmente tempo e risorse umane, togliendoli attività ben più importanti. C'è bisogno di una soluzione alternativa. 

  

PEC e ottimizzazione aziendale 

Acquistare spazio in continuazione o delegare compiti extra ai dipendenti rappresentano più che altro delle scorciatoie. L'approccio migliore è quello di ottimizzare la gestione della PEC, pensando a un sistema che faccia parte di una più ampia strategia di processo aziendale. 

Le attività di configurazione e manutenzione dovrebbero infatti avere il minimo impatto possibile sui flussi lavorativi dei dipendenti. L'opzione manuale – scrollare, selezionare, eliminare una mail alla volta – è lenta e farraginosa, non proprio l'ideale. 

Quelle procedure vanno semplificate e automatizzate.

Realizzare questo step con un gestionale PEC, ad esempio, regala un maggiore controllo dell'attività di liberazione della casella, ma con minore dispendio di risorse. 

Qui risiede il segreto dell'ottimizzazione: eliminare l'impegno superfluorisparmiare tempo e risorse umane per dedicarle a task più importantievitare di spendere per ampliare la casella quando non ce n'è davvero il bisogno.

E naturalmente, non preoccuparsi che un'e-mail importante non venga ricevuta. 

 

Soluzioni software per la gestione della PEC: dallo svuotamento automatico all'invio massivo

Alcuni programmi di gestione delle e-mail PEC come a.gopec->  permettono di integrare le caselle PEC con il sistema di posta elettronica aziendale (come Microsoft Exchange, Microsoft 365 o HCL Notes) sfruttando lo spazio che questi server offrono, a prezzi molto più bassi. 

Questo tipo di integrazione permette di inviare e spedire PEC direttamente dalla casella di posta "normale", la cosiddetta casella PEO (Posta Elettronica Ordinaria). La familiarità con sistemi tipo Outlook ha un grosso beneficio in termini di efficienza dei team, poiché non è necessario formare i dipendenti all'uso di un nuovo strumento.

Inoltre, consente una gestione centralizzata di tutta la posta aziendale da parte dell'IT Manager o dell'amministratore di sistema, inclusi i backup, le configurazioni, i controlli, i log e, quindi, lo svuotamento delle caselle.

Un'altra valida soluzione, vantaggiosa per le aziende che dispongono di molte caselle PEC a cui accedono tanti utenti,  è rappresentata da a.pecoffice->. Si tratta di un vero e proprio gestionale PEC che scarica i messaggi di tutte le caselle, anche se di diversi provider, centralizzandone la gestione in un unico ambiente.

Essendo studiato appositamente per invii massivi, a.pecoffice è in grado di superare i limiti imposti dal gestore della casella e, ad esempio, spedire tante PEC con allegati pesanti singolarmente.

Questo software per la gestione delle PEC può quindi automatizzare le procedure di svuotamento della casella originale: configurando una sola volta i criteri e intervalli di tempo, i messaggi dell'account PEC verranno automaticamente cancellati per lasciare sempre spazio a disposizione. Tutti i messaggi saranno sempre presenti nel gestionale e potranno essere inviati in conservazione-> per prolungarne la validità giuridica secondo la normativa.

 

Per concludere

Abbiamo visto come disporre di spazio libero nella casella PEC costituisce una garanzia per chi deve ricevere i messaggi ma si tratta anche di un plus che richiede una costante manutenzione. Automatizzare questa operazione grazie a strumenti di integrazione o gestionali avanzati è un primo passo per ottimizzare il lavoro dei dipendenti.

A fronte di esigenze più specifiche, come l'invio massivo, un gestionale PEC è certamente la scelta più appropriata.

 

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