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PEC: obbligo o opportunità? 

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Da quando è stata ideata, la PEC si è automaticamente imposta in tantissime fasi del lavoro stravolgendo diverse abitudini del processo lavorativo. 

Nell'utilizzo del sistema PEC sono ormai inclusi molteplici obblighi, che possono portare a difficoltà iniziali e dispendio di tempo nei flussi quotidiani. Ma nella PEC possiamo e dobbiamo vedere anche delle ottime opportunità. Cerchiamo di capire da che lato pende la bilancia. 

 

L'introduzione della PEC: un inserimento inadeguato? 

La Posta Elettronica Certificata→ è salita alla ribalta per l'obbligatorietà contenuta nel Decreto Legge n. 76 del 16 luglio 2020→. Potrebbe sembrare una storia recente ma in realtà la PEC è in circolazione da moltissimi anni: il suo regolamento d'uso venne pubblicato nello specifico Decreto del Presidente della Repubblica n. 68 dell'11 febbraio 2005→. Lì venivano descritte le sue peculiarità, la sua architettura specifica, le disposizioni per aziende e Pubbliche Amministrazioni. 

Una legge del 2008 ha poi definito l'uso obbligatorio per imprese, professionisti e Pubbliche Amministrazioni, che nel 2012 si è esteso alle ditte individuali iscritte al registro delle imprese. Oggi è avvenuto solo un consolidamento, con relative sanzioni per gli inadempienti. 

Il percorso della PEC è stato lungo e ricco e non possiamo considerarla uno strumento "appena nato", a cui adeguarsi con lentezza. D'altra parte ci sono state gravi mancanze da parte della legislatura italiana: il suo inserimento è avvenuto senza una specifica formazione e senza un'adeguata campagna informativa. 

Imparare e insegnare l'uso della PEC, insomma, è stato affidato alle singole aziende. Un passaggio non certo facile, soprattutto in ambienti di lavoro datati, legati alle dinamiche classiche e alle comunicazioni cartacee, oppure con molti dipendenti da istruire. 

 

 

Le nuove certezze della PEC: sicurezza e valore legale 

Prima di diventare troppo pessimisti, proviamo a vedere i lati chiari della PEC (che sono tanti!). 

La PEC è stata creata per dare sicurezza in fase di comunicazione. Il mittente ottiene la certezza che il messaggio sia stato correttamente inviato e correttamente ricevuto dal destinatario e che sia privo di manomissioni o modifiche di sé e degli allegati. 

Inoltre, ad occuparsi di tutto sarà sempre il gestore privato della casella, quindi l'utente non deve verificare nulla personalmente, se non la ricezione delle ricevute, e sarà sicuro che la sua comunicazione è arrivata sana e salva – questione non da poco. 

Tutto ciò fornisce enorme rilevanza nell'aspetto legale. Una mail PEC ha lo stesso valore della raccomandata con ricevuta di ritorno; in caso di contenziosi in tribunale, fornisce la prova inconfutabile dell'avvenuto invio di un documento o di una comunicazione. 

Otteniamo un valore elevato e garantito ma privo delle scomodità della carta: l'invio (e quindi l'effetto legale) è immediato, e i costi sono immensamente inferiori. 

Ma ci sono anche gli aspetti contrari. Dove sta l'equilibrio? 

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Un equilibrio nella visione della PEC, tra obblighi e opportunità 

Adeguarsi agli obblighi non è mai facile e lo stesso vale per la PEC. Per quanto la Digital Transformation→ sia tra i migliori cambiamenti possibili, anche il digitale ha bisogno di miglioramenti e infrastrutture adeguati. 

Nell'invio di posta spariscono gli atavici problemi cartacei (ritardi di consegna, posta persa, timbri, bolli, archiviazione fisica), ma bisogna adeguarsi ad alcune esigenze nuove (cybersecurity, accessi multiutente, conservazione delle PEC, dispositivi aggiornati). 

Per fortuna ci sono lati eccezionali in quanto a vantaggi: rapidità, sforzi, affidabilità, flessibilità di gestione, e soprattutto i costi. Per quanto la PEC non sia gratuita come sistemi simili in altri paesi europei, il suo mantenimento standard è davvero economico rispetto alle comunicazioni cartacee: bastano poche raccomandate per spendere più di un anno di casella PEC! 

Ci sono stati difetti cruciali nell'introduzione (il peggiore è non aver introdotto sistemi di formazione) ma a distanza di anni comprendiamo quanto sia imprescindibile perché assolve il suo compito principale – la sicurezza. Le conferme che fornisce sono incomparabili, è molto aggiornata in quanto a cybersecurity→, e fornisce nel complesso un metodo di elevata qualità per le comunicazioni. 

In conclusione, pur avendo alcune lacune e richiedendo una grande attenzione negli obblighi, la PEC è un sistema estremamente solido, che vale la pena di capire: se sfruttata al massimo può portare miglioramenti enormi nei flussi comunicativi aziendali. 

 

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