Il sistema di Posta Elettronica Certificata (chiamata più brevemente PEC), di produzione tutta italiana, è un'infrastruttura digitale ormai estremamente diffusa nel nostro paese.

Il suo utilizzo risulta oggi obbligatorio per imprese, professionisti, Pubbliche Amministrazioni e ditte individuali iscritte al registro; la scelta è dovuta al valore legale della PEC, equivalente a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Ma attenzione: questo pregio rischia di andare perso se non viene rispettata l'integrità del percorso, come nel caso delle e-mail inoltrate.

 

Il cammino di una PEC

Il valore legale di una e-mail PEC è assicurato dal gestore della casella, che ne segue l'intero percorso. Vale a dire che verifica prima la corretta presa in carico della posta, e in seguito anche la corretta ricezione nella casella del destinatario.

In corrispondenza di ogni verifica, il sistema invia quindi al mittente degli avvisi di conferma. In tal modo, il mittente ha la certezza che la posta sia stata inviata e recapitata (o viene informato se ciò non è accaduto), oltre a ricevere la garanzia che il messaggio non abbia subito alterazioni.

L'obbligatorietà della PEC nasce dal suo uso in sede legale poiché, a fronte della conferma di avvenuta ricezione, un destinatario non può più dichiarare che una mail non gli sia mai arrivata – il che la rende uno strumento fondamentale per aziende ed enti pubblici.

Per questo bisogna assicurarsi che il processo sia seguito correttamente; questo non accade in molti casi in cui una e-mail PEC viene inoltrata.

 

Il problema delle PEC inoltrate

Per portare al mittente tutte le conferme di cui abbiamo appena parlato, il sistema ha necessità che la mail cammini da un indirizzo PEC a un altro indirizzo PEC.

Insomma, solo se entrambe le caselle sono PEC, l'invio viene segnalato come certo e inalterato. Nel momento in cui una e-mail viene inoltrata con una casella tradizionale, essa perde tutto il valore legale che veniva assicurato dal sistema.

Si tratta di un problema ancora poco conosciuto, se non ignorato, dai soggetti che quotidianamente devono utilizzare questa posta.

È invece importante capire quando la propria e-mail corrisponde a tutti i parametri della certificazione, in modo da non incorrere in noiose problematiche in sede legale, qualora ce ne fosse il bisogno.

Ma il problema dell'inoltro della PEC non è insormontabile, anzi. esiste più di un metodo immediatamente attuabile.

 

 

Soluzioni e strumenti per assicurare il valore legale

Il metodo più immediato per assicurare il valore legale è non dimenticare le differenze tra caselle, ricordando di inviare i messaggi che necessitano di tale valore solo dalla casella PEC.

Certo, pur con la dovuta consapevolezza, può sempre sopraggiungere un errore umano o una dimenticanza durante la creazione e l'invio della e-mail: qui vengono in aiuto alcuni strumenti che si occupano di gestire la posta in entrata e in uscita nel rispetto delle proprietà PEC.

Dover gestire caselle diverse tra PEC e posta aziendale, inoltre, rende più pesanti queste dinamiche, a causa del costante obbligo di controllare una doppia quantità di posta in entrata.

Per agire più in profondità, un'ottima soluzione è l'integrazione completa tra PEC e posta aziendale: un unico ambiente di posta è in grado di snellire di molto i processi.

Sia che si voglia "soltanto" assicurare il corretto inoltro, sia che si voglia integrare il sistema di posta aziendale, gli strumenti professionali di Ardesia possono venire in aiuto.

Tra i compiti di Jazzy Legal Mail-> c'è lo smistamento di posta nella perfetta preservazione di validità (oltre alla conservazione sostitutiva-> dei documenti, alla pulizia automatica della PEC e alla larga compatibilità).

Jazzy PEC Office-> provvede invece a creare un unico ambiente multi-PEC e multi-utente (e in aggiunta ti assicura il rispetto del GDPR, la pulizia della casella, l'invio multi-destinatario e l'associazione tra mail e clienti).

E se vuoi, puoi prima richiederci una demo.

 

DI CHE SI TRATTA?

Ti è piaciuto questo articolo? Iscriviti alla nostra Newsletter!

Vuoi conoscere altro su questo argomento? Leggi gli articoli correlati.