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title: "Ottimizzare la gestione documentale aziendale: 3 software irrinunciabili "
description: "Le aziende vivono di documenti: gestirli al meglio significa portare valore al business e ottimizzare l'efficienza dell'intera organizzazione. Ecco alcuni software di workflow management di cui non potrai fare a meno."
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[Blog ](https://blog.ardesia.it)

# [Ottimizzare la gestione documentale aziendale: 3 software irrinunciabili ](https://blog.ardesia.it/ottimizzare-la-gestione-documentale-aziendale-software-irrinunciabili)

 Scritto da [Ivan](https://blog.ardesia.it/author/ivan) | 29-giu-2020 5.45.00

Nella vita di un'azienda la **gestione documentale** gioca un ruolo chiave ma anche molto complicato. Ottimizzarla significa perciò apportare un** **notevole miglioramento alle tempistiche generali e alle disponibilità del personale per altri compiti.

 

Il [**workflow documentale->**](https://blog.ardesia.it/tag/automazione-dei-processi) diventa più agile grazie ai **software**, che svolgono le funzioni in modo **automatizzato ed efficiente**: ve ne presentiamo **3**** irrinunciabili**, realizzati dal team di Ardesia apposta per queste esigenze. 

 

 

## Il problema della conservazione sostitutiva: a.docukey

Non è certo strano *preoccuparsi* continuamente della [**gestione documentale****->**](https://blog.ardesia.it/gestione-documentale-in-casa-o-in-outsourcing), trattandosi di un argomento di gran responsabilità: ogni azienda è tenuta a rispettare le **normative vigenti** conservando i documenti digitali secondo **specifiche procedure informatiche** e, al contempo, soddisfare i bisogni interni.

 

Dopo tanta esperienza trascorsa sui documenti cartacei, il mondo della conservazione si è improvvisamente rinnovato e digitalizzato. 

 

Oggi è necessario **archiviare digitalmente** gli atti importanti nati in digitale, e in moltissimi casi anche **digitalizzare** i vecchi documenti cartacei (ossia effettuare una [**conservazione sostitutiva->**](https://blog.ardesia.it/conservazione-sostitutiva-documenti-cose-come-farla-perche)), per risparmiare spazio e garantire un'indicizzazione perfetta.<https://www.ardesia.it/portfolio/jazzy-legal-doc/>

 

[**a.docukey-****>**](https://www.ardesia.it/portfolio/jazzy-legal-doc/), il software di Ardesia per la Conservazione Digitale, assolve proprio questi compiti: **archivia** il documento digitale (anche dematerializzandolo, se era analogico), lo **conserva a norma** e ne organizza un **archivio** **sempre ****consultabile**, in tutte le sue parti, in modo rapido, protetto, ben catalogato e multi-dispositivo. Inoltre, **si integra con gli altri applicativi della Suite Ardesia** per fornirti servizi ancor più avanzati. 

 

Vieni a conoscere la Suite di Ardesia!

 

 

 

 

## Il portale per la fatturazione elettronica: Jazzy B2B 

Realizzato per il mondo del Business to Business, [**a.invoice->**](https://www.ardesia.it/portfolio/jazzy-b2b/) è il  programma per la[ **fatturazione elettronica->**](https://www.ardesia.it/fatturazione-elettronica/) connesso direttamente con il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate.

Tramite un rapido sistema di smistamento, con a.invoice le fatture (anche più di una alla volta) vengono approvate e trasferite, oppure rifiutate e messe in stato di verifica, **sempre**** con un unico click****.** La [**gestione del **](https://blog.ardesia.it/come-digitalizzare-ciclo-passivo-documenti)[**ciclo passivo->**](https://blog.ardesia.it/come-digitalizzare-ciclo-passivo-documenti) viene digitalizzata e automatizzata.

 

a.invoice è organizzato per **rispettare tutte le normative vigenti**, trattandosi di un **canale** **accreditato** e direttamente **connesso con l’Agenzia delle Entrate**. Ciò vale sia per l'attività di fatturazione (conversione dei dati in formato .xml), sia per i compiti di gestione documentale. Il passaggio dei documenti termina infatti con la loro **corretta**** indicizzazione e**** archiviazion****e, **con disponibilità di ricerche rapide. Anche a.invoice incrementa la sua produttività se **integrato** ad altri prodotti della suite di Ardesia. 

 

 

## La firma grafometrica, ovunque: i.tablet

Quello degli accordi aziendali è un universo imprevedibile, non sempre legato alla presenza fisica in sede, o alle riunioni organizzate settimane prima.

In un'**era**** di mobilità tecnologica** (e ancor più nei recenti periodi di *smart **working*), l'occasione giusta per [**chiudere **](https://blog.ardesia.it/la-compilazione-dei-contratti-fuori-sede-la-gestione-documentale-a-distanza)[**il**** contratto** può arrivare **ovunque** e **in qualunque momento->**](https://blog.ardesia.it/la-compilazione-dei-contratti-fuori-sede-la-gestione-documentale-a-distanza). 

 

Ma per cogliere la palla al balzo c'è bisogno di **compilare** in modo impeccabile la documentazione e di apporvi la fatidica **firma****, **tutto con** immediatezza**. 

 

Da questa esigenza ha origine [**i.tablet->**](https://www.ardesia.it/portfolio/jazzy-tablet/), lo strumento agile per **documenti e firme**. È realizzato in forma di **app per tablet**, quindi disponibile ovunque, e funziona anche in assenza di connessione internet.

 

Consente prima di tutto di **compilare correttamente la documentazione**: i.tablet notifica da remoto se vi sono campi lasciati vuoti o mal riempiti, incluso lo spazio per la firma. 

 

In aggiunta, [**permette di **](https://blog.ardesia.it/firma-grafometrica-cos-e-cosa-la-rende-valida)[**apporre una**](https://blog.ardesia.it/firma-grafometrica-cos-e-cosa-la-rende-valida)[** firma grafometrica->**](https://blog.ardesia.it/firma-grafometrica-cos-e-cosa-la-rende-valida) legalmente valida dal** ****dispositivo smart**, ossia direttamente sul posto – ***qualsiasi***** posto**. 

 

In seguito all'apposizione, non appena il dispositivo è online, il contratto viene immediatamente recapitato in sede: un modo evoluto di velocizzare ogni passaggio e ottimizzare le attività del back office.

 

Un'ottima occasione per comunicare al cliente **un'immagine professionale**** e affidabile**. 

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