L'utilizzo di un sistema PEC (Posta Elettronica Certificata) assicura alle e-mail lo stesso valore legale di una raccomandata di ricevuta di ritorno.

Ciò avviene perché il gestore della casella garantisce che la posta sia stata prima inviata, e poi recapitata, con successo.

Ma un attributo mancante nella PEC, cioè la firma digitale, può creare confusione nell'ambito dei documenti importanti, nonché della posta che deve essere legalmente validata.

 

Perché la PEC non prevede la firma digitale

Il fulcro della PEC è la garanzia, offerta dal gestore al mittente, dei due momenti di vita dell'e-mail: avvenuto invio e avvenuta ricezione, senza manomissioni.

Per poterlo fare, è necessario che sia il mittente che il destinatario siano delle caselle PEC, altrimenti non esiste alcuna eccezionalità legale.

Se tutti i parametri vengono rispettati, il risultato sarà la validità giudiziaria già citata; essa è così importante da aver reso le caselle PEC obbligatorie per imprese, liberi professionisti e ditte individuali iscritte all'albo.

In questo meccanismo tutto italiano, però, non è richiesta l'identificazione del mittente.

Per tale motivo, il percorso della PEC non si incrocia mai con la firma digitale, che ha lo scopo di garantire l'identità del firmatario, riconoscendolo come univoco tramite un sistema di associazione da remoto.

E questo è un elemento di cui la PEC, a differenza di tecnologie simili del resto d'Europa, non ha bisogno.

 

Funzionamento ed esigenze della firma digitale

La firma digitale apposta sui documenti informatici rappresenta il sostitutivo della firma autografa, equivalente ad essa per validità sia identificativa che giuridica.

Il suo sistema si basa sull'uso di un dispositivo fisico, solitamente smart card o penna USB, che contiene un certificato, comprovato tramite sistemi di crittografia, necessario ad apporre la firma.

tramite questi dispositivo e utilizzando il software fornito dal gestore, diventa possibile firmare digitalmente un documento. 

L'uso della firma digitale può essere necessario per rispettare appieno le normative di gestione documentale. Serve inoltre a conservare lo stato di validità legale e fiscale di alcuni documenti, come fatture, lettere di accompagnamento, F24.

In aggiunta, il documento firmato possiede maggiore efficacia probatoria in sede legale rispetto a quello non firmato, anche perché contiene una marca temporale esatta.

 

Tra pro, contro, e soluzioni

Le due tecnologie posseggono, come si è visto, diversi pregi per qualsiasi genere di azienda.

La PEC assicura di spedire posta certificata, la cui avvenuta ricezione non può essere negata in sede legale.

La firma digitale identifica il mittente in modo inequivocabile e valida un gran numero di documenti importanti, anche a livello temporale.

I loro difetti, invece, consistono nelle rispettive mancanze: ogni sistema espleta funzioni che l'altro non copre.

I due meccanismi non hanno, tra l'altro, alcun obbligo vicendevole. Si può spedire una PEC senza firma digitale e si può spedire un documento firmato digitalmente con posta tradizionale.

Dalle considerazioni appena fatte, però, capiamo che integrare PEC e firma digitale – quando è possibile e quando è utile – diventa una risorsa eccezionale. Usarle entrambe significa assicurarsi tutte le loro qualità, senza rinunciare a nulla.

Il miglior consiglio resta quindi dotarsi sia di PEC sia di firma digitale, possibilmente in modo integrato, grazie a strumenti per la gestione della posta e dei documenti come Jazzy Legal Mail-> e Jazzy PEC Office->.

 

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