Invio massivo di PEC: cosa c'è da sapere

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L'invio della Posta Elettronica Certificata-> è un'attività quotidiana all'interno di ogni azienda. Molte inviano posta a tanti destinatari: clienti, collaboratori, fisco, Pubbliche Amministrazioni. 

Non solo: spesso devono inviare la stessa PEC a tanti destinatari. È chiaro che in questa situazione l'ideale sarebbe quello di farlo in una volta sola, ossia spedire il messaggio a tutti i destinatari contemporaneamente.

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L'invio massivo è un'opzione che fa risparmiare molto tempo agli operatori. Ma con le PEC inoltrare lo stesso messaggio a tutti è un'operazione che presenta alcune peculiarità, che vanno dal rispetto dei principi normativi, agli strumenti utilizzati fino ai requisiti delle stesse caselle.

Vediamole tutte.

 

I limiti all'invio massivo di PEC 

Lo spazio

Non tutte le caselle PEC sono predisposte per gestire grossi volumi di invii massivi.

Per cominciare, solitamente lo spazio di una PEC è molto più limitato che nelle caselle tradizionali. Ma soprattutto, la PEC occupa più spazio delle mail tradizionali, dato che per ogni messaggio inviato vengono generati altri due messaggi (le ricevute di accettazione e consegna →).

Insomma, una casella PEC si riempie molto facilmente e questo è certamente il primo limite quando si parla di invio massivo di PEC, che viene cioè "ostacolato" dalla casella piena nella "posta inviata". 

Per questo molti gestori dispongono di caselle PEC predisposte per l'invio massivo, con maggiore spazio: se anche nella tua azienda vi è la necessità di spedire tante PEC a tanti destinatari contemporaneamente, è il caso di considerare l'acquisto di una casella di questo tipo.

 

La casella

Sorpassato il problema dello spazio, qualunque soluzione si adotti →, passiamo ai limiti "tecnici" delle caselle PEC.

Proprio a fronte dei grossi volumi, la maggior parte dei gestori PEC impongono dei limiti all'invio massivo di Posta Certificata. Ciò significa che, dopo un certo quantitativo di messaggi inviati al minuto, il provider PEC blocca l'invio automatico. 

Per farlo ripartire, l'utente deve controllarne lo stato e agire manualmente, ogni volta che il recapito si arresta. Insomma, dovresti restare incollato alla scrivania a monitorare gli invii per poter completare l'operazione. 

 

La normativa

Un ultimo appunto lo dedichiamo alla normativa sulla Posta Certificata, che impedisce ai mittenti di spedire una PEC a tanti destinatari contemporaneamente tramite la copia nascosta (Ccn) →.

Con le email tradizionali, infatti, è molto comodo inserire tutti i destinatari in Ccn per inviare lo stesso messaggio a tutti.

Con la PEC, però, questa modalità non è permessa, in quanto di fatto i messaggi in copia (come dice il nome stesso) sono copie. Ovvero, non generano le ricevute di accettazione e consegna. Sappiamo infatti che la PEC, in quanto documento legale, deve possedere il requisito di originalità e, solamente se abbinata alle sue ricevute, può essere considerata valida giuridicamente.

 

 

Inviare grandi volumi di posta: le possibili soluzioni 

Per il dipendente il processo di invio forzato e manuale toglie tempo a mansioni più importanti.

Per l'azienda, si traduce in uno spreco di risorse umane. 

Di fronte a questa difficoltà, alcune aziende potrebbero pensare di ritornare a sistemi più datati (nello specifico, invii fisici)Ma per quanto sia attraente il fascino della spedizione cartacea, non dimentichiamo perché l'abbiamo messa da parte. 

La spedizione fisica non è la via di scampo perché prevede costi molto più alti (tra imbustamenti, bolli, stampe, recapiti postali), oltre che tempi dilatati e minor sicurezza. Ragioniamo in modo più semplice e troveremo la soluzione nella PEC stessa. 

Per quanto il gestore possa imporre limiti, infatti, vengono in aiuto i software di gestione PEC. Alcuni di essi possono oltrepassare il blocco tramite una procedura automatica di tentativi multipli, che si sostituisce all'operazione manuale dell'utente. 

 

Gestionali PEC per l'invio massivo

Un gestionale PEC → assolve a diverse funzioni, tra cui l'invio massivo.

Non tutti, però, risolvono tutti i limiti sopra descritti. 

Nella scelta di un gestionale per l'invio massivo dovete considerare un primo aspetto: come risolve tecnicamente il limite dovuto al blocco del provider?

Un buon gestionale PEC deve essere in grado di ripetere automaticamente i tentativi di invio ogni volta che ce n'è bisogno, continuando a eseguire l'operazione finché tutti i messaggi non siano stati spediti. 

Il secondo aspetto da considerare è lo spazio. Anche le caselle maxi, prima o poi, esauriscono la disponibilità e le aziende si ritrovano con l'esigenza di liberare la casella, cancellando i messaggi che non servono più, operazione che se fatta manualmente porta via troppo tempo (inutilmente) agli operatori.

E se il gestionale fosse in grado di impostare una cancellazione automatica dei messaggi? Sicuramente permetterebbe di ottimizzare tempo, spazio e costi di manutenzione.

Il terzo aspetto riguarda la modalità di invio massivo: assicuratevi che il gestionale spedisca tutti i messaggi come fossero invii singoli, in modo che ognuno generi poi le ricevute di accettazione e consegna.

Oltre alle caratteristiche già menzionate, tenete presente che un buono software per l'invio massivo di PEC può anche risolvere il problema della personalizzazione, inviando i documenti per ogni cliente in modo diversificato, in modo che ognuno riceva il proprio. Tutto questo, cioè, inviando tutti i messaggi in una volta sola, mantenendo il valore legale di ogni singola comunicazione. Sia della mail PEC, sia dei documenti allegati, e anche in caso di allegati pesanti. 

Insomma, la scelta di uno strumento ad hoc per inviare PEC a tanti destinatari non va presa alla leggera, proprio a fronte di alcuni limiti tecnici delle caselle stesse, che vanno superati con le dovute cautele.

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