Intelligenza Artificiale per gestire i documenti: nuove opportunità per aziende smart

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La gestione documentale digitale→ ha vissuto un'evoluzione rapida. Oggi il lavoro si allarga verso prospettive ancor più agili e intelligenti, con innovazioni che puntano a facilitare e velocizzare il lavoro: quelle basate sull'Intelligenza Artificiale(IA). 

In che modo l'IA può fare la differenza nella gestione dei documenti aziendali?

 

Cos'è l'Intelligenza Artificiale

Definire univocamente cos'è l'IA non è così scontato come sembra. C'è chi la definisce come qualcosa in grado di "belle cose che i computer non sanno fare", chi la considera una tecnologia che permette alle macchine di sostituire l'uomo.

Insomma, nonostante si tratti di uno dei trend più in voga del momento, nemmeno gli esperti sono concordi nel dire con esattezza cos'è l'Intelligenza Artificiale.

Ma c'è una ragione. Gli studi sull'IA evolvono in continuazione, così come continuamente si prospettano nuove opportunità e campi di applicazione: è il concetto stesso di IA che cambia sulla base delle implicazioni che scatena.

Ad alimentare tale ambiguità, oltre ai film di fantascienza, sta anche il fatto che alcuni sistemi sfruttano l'Intelligenza Artificiale solo in parte, rendendo molto sottile il confine tra ciò che si può considerare IA e ciò che non lo è.

Per chi volesse addentrarsi nel mondo dell'IA, pur non essendo un addetto ai lavori, consigliamo il corso online (gratuito) "Elements of IA"→, un progetto nato dalla collaborazione fra Reaktor e l'Università di Helsinki, promosso in Italia da Fondazione Cotec con la partnership accademica dell’Università degli Studi Roma Tre, su volontà del Ministro per l’innovazione tecnologica e la transizione digitale e dal Dipartimento per la trasformazione digitale.

 

Principi di base dell'IA

Per comprendere al meglio il significato di IA, partiamo con definirne i principi di base. Possiamo dire che un sistema basato sull'Intelligenza Artificiale ha due caratteristiche principali:

  • è un sistema autonomo, ossia in grado di eseguire da solo compiti complessi, senza che un utente gli dia alcun input o gli dica cosa fare;
  • è un sistema adattivo, cioè capace di migliorare di volta in volta le sue prestazioni grazie all'esperienza; questa capacità di acquisire ed elaborare dati ai fini di apprendimento è resa possibile dal Machine Learning→.

 

L'IA nel quotidiano

L'intelligenza Artificiale è già presente nelle nostre vite quotidiane, molto più di quanto percepiamo. I primi studi sull'IA risalgono infatti a ben prima dell'invenzione del computer (basti pensare agli studi di Alan Turing).

Insomma, è vero che darne una definizione univoca non è semplice ma l'Intelligenza Artificiale non è qualcosa di così fantascientifico come molti credono.

Possiamo dire che i principali campi di applicazione dell'IA, a oggi, riguardano:

  • Automazione
    L'esempio più calzante è costituito dalle auto a guida autonoma, che sfruttano l'Intelligenza Artificiale in svariati modi: per rilevare l'ambiente esterno, calcolare i tragitti, agire in situazioni di incertezza.
  • Acquisizione di immagini
    Sono già tantissimi gli smartphone, le applicazioni e i social che utilizzano il riconoscimento facciale, ad esempio per garantire un accesso ma anche per organizzare le fotografie o trasformarle in opere d'arte o, ancora, invecchiare i volti. L'ambito di acquisizione ed elaborazione delle immagini è facoltà del Deep Learning, un sottocampo del Machine Learning.
  • Restituzione di contenuti
    L'IA viene ampiamente utilizzata per suggerire agli utenti nuovi contenuti personalizzati basandosi sui comportamenti. Servizi come Netflix o Spotify customizzano la pagina principale per ogni utente.

 

L'IA applicata alla Gestione Documentale aziendale

Automazione, acquisizione di immagini e restituzione di contenuti: chi in azienda lavora con i documenti può ben capire come queste tre implicazioni potrebbero influenzare anche il modo di gestire i dati aziendali.

La gestione documentale si è spostata quasi totalmente sul piano digitale e la velocità con cui viaggiano i flussi informativi rende indispensabile l'introduzione di nuove tecnologie. L'Intelligenza Artificiale è una di queste. 

Ecco alcuni esempi di IA applicata al Document Management.

Dematerializzazione dei documenti

Le capacità dell'Intelligenza Artificiale di riconoscere le immagini si presta perfettamente al processo di digitalizzazione della carta, in particolare alla fase di acquisizione ottica. Cosa sono i caratteri tipografici se non delle forme? Il riconoscimento automatico dei testi si spinge addirittura oltre: non si tratta solo di riconoscere caratteri ma anche parole, se non intere frasi. 

Ciò significa che la macchina diventa in grado di leggere il documento nella sua interezza e classificarlo in automatico sulla base della tipologia di appartenenza, rispettando i criteri di archiviazione aziendali.

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Workflow automatici e flussi di lavoro 

Automatizzare i flussi di lavoro→ è una delle grandi sfide delle imprese.

Pensiamo a un'azienda come a un ecosistema in cui ogni dispositivo è incrocia una miriade di dati e informazioni provenienti da altrettante fonti: dai software gestionali agli ERP, dai CRM ai database, e via dicendo.

I flussi di lavoro dipendono, in termini di velocità ed efficienza, da come tutte queste informazioni vengono interpretate una volta arrivate a destinazione e quindi restituite. In parole povere, un processo documentale aziendale si basa sulla relazione causa-effetto. L'Intelligenza Artificiale è in grado di comprendere autonomamente tali relazioni, interpretarle e, quindi,  prendere decisioni

Immaginate, ad esempio, di poter smistare in automatico tutti i messaggi email o PEC che arrivano a una casella comune o assegnare una fattura o una pratica amministrativa sulla base della tipologia. Un bel vantaggio in termini di diminuzione degli errori e in velocità di gestione.

 

Archiviazione, conservazione e consultazione dei documenti

Le capacità di lettura, auto-apprendimento ed elaborazione dei dati darebbe una svolta seria all'ambito dell'archiviazione documentale

L'organizzazione degli archivi è un'attività che fa fatica a staccarsi dalla sfera manuale ma, al contempo, è anche tra le operazioni che richiedono più tempo e attenzione.

Se la funzione primaria di un archivio è quella di classificare i documenti e restituirli a ogni richiesta, allora l'IA è un prezioso alleato per creare relazioni tra i dati e documenti, classificarli, versarli in conservazione secondo i parametri del Manuale della Conservazione, restituirli in modo dinamico. Il tutto senza l'intervento dell'uomo.

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Insomma, l'Intelligenza Artificiale, in un mondo sempre più veloce, apre nuove e reali prospettive alle aziende in termini di ottimizzazione delle prestazioni e riduzione dei costi. L'IA non ha nulla a che fare con le utopiche asserzioni di chi la considera una minaccia per i lavoratori: da sempre, l'uomo, cerca le vie più efficienti per facilitare la propria vita quotidiana. E l'Intelligenza Artificiale è una di queste.

 

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