Ogni azienda vive di documenti e ogni singolo documento attraversa un processo che coinvolge tutte le componenti dell’organizzazione. I gestionali documentali, chiamati Document Management System (DMS) rendono questi processi fluidi, efficienti e altamente produttivi.

Non tutti, però, includono la conservazione digitale all’interno del workflow.

Perché, invece, è fondamentale integrare la conservazione dei documenti→ nel del processo documentale?

Semplice (o quasi): la conservazione è l’unica procedura in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento. Si tratta quindi di un obbligo normativo definito (per i documenti digitali) dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale.

Abbiamo già parlato in un precedente articolo dell’importanza legale della conservazione→: esistono documenti che, secondo la normativa, devono obbligatoriamente essere versati in conservazione affinché mantengano la loro validità→ in caso di contenzioso e controlli da parte delle autorità.

In un’epoca in cui i formati documentali, tra analogico e digitale si moltiplicano, è necessario dotarsi di un sistema di conservazione in grado di gestire tutti i formati. Vediamo come.

 

Dall’archiviazione alla conservazione

Le fatture attive e passive, i documenti commerciali, la documentazione del personale, dell’ufficio tecnico e della produzione: un patrimonio informativo che costituisce il cuore pulsante di un’azienda e che non può essere concepito a comparti separati.

I gestionali documentali di ultima generazione convogliano tutti i documenti aziendali (fatture, contratti, e, quelli più evoluti, anche email e PEC) in un unico flusso destinato all’indicizzazione, protocollazione, fascicolazione e archiviazione.

Fermarsi però alla fase di archiviazione di un documento non basta.

A questo processo va aggiunta un’altra componente essenziale per definire davvero completa la gestione documentale: la conservazione dei documenti.

In un’epoca in cui la dimensione delle aziende si è fatta digitale, anche la conservazione documentale si è spostata dalla sfera fisica a quella virtuale. Oggi non si parla più solo di conservazione sostitutiva-> (quella che riguarda il documento cartaceo dematerializzato) bensì di conservazione digitale, che include sia i documenti dematerializzati sia quelli nati digitali.

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Il processo di conservazione: dal pacchetto di versamento

Integrare la conservazione al gestionale documentale è qualcosa che va concepito a monte, sin dalla fase di generazione dei documenti.

Cosa significa?

Che sin dalla creazione di un documento il produttore deve già prevedere di destinarlo alla conservazione digitale. Chi produce un documento, quindi, deve generare il cosiddetto pacchetto di versamento.

Al pacchetto di versamento possono essere apposte marca temporale e firma digitale e tutte le specifiche (formato, firma digitale, marcatura temporale…) devono già essere definite nel manuale di conservazione.

Il versamento in conservazione significa quindi trasmettere al sistema sia il documento sia i metadati che lo identificano. Da questa azione ha inizio tutto il processo di conservazione digitale.

Un processo che continua con la memorizzazione del pacchetto nel sistema di conservazione e nella messa a disposizione del documento in un database consultabile dall’utente, secondo determinate regole di accesso e attraverso una strutturazione dei dati e dei metadati tali da rendere immediata la ricerca del documento stesso.

In sostanza, le fasi della conservazione si possono sintetizzare in:

 

Versamento -> Memorizzazione -> Consultazione

 

Per integrare la conservazione con il gestionale documentale→ è fondamentale che l’anello di congiunzione tra questi due processi sia altamente strutturato e performante.

 


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È in questo contesto che le aziende si interrogano se sia il caso di gestire la conservazione digitale in casa oppure in outsourcing. La prima ipotesi prevede una serie di incombenze tecniche e responsabilità che spesso le imprese non sono in grado di gestire internamente.

La conservazione digitale, infatti, è un processo che deve rispettare scrupolosamente la normativa CAD e soddisfare i requisiti degli standard europei e internazionali.

Proprio in luce di questo fattore, è sempre consigliabile affidarsi a professionisti della conservazione, ai quali potersi affidare per formazione e competenza.

 

 

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