Una delle questioni che spesso nascono quando due entità giuridiche entrano in opposizione è definire se un documento inviato via pec ha valore legale o meno→ e può essere quindi usato con valore probatorio.

Questa domanda non sorge solo quando ci si trova imbrigliati in beghe legali ma anche quando si deve inviare via PEC un documento importante come ad esempio l'accettazione di un contratto.

Allora, questi documenti inviati via PEC, hanno valore legale oppure no?

Partiamo dal presupposto che la PEC ha lo stesso valore legale della raccomandata AR→, in quanto entrambe offrono la prova certificata sia dell'invio sia del ricevimento del messaggio.

La PEC, di contro, ha un ulteriore vantaggio, cioè quello di certificare anche il contenuto del messaggio: in caso di contestazioni, ci si può avvalere anche di questa ulteriore dimostrazione.

La PEC, però, ha anch'essa un suo limite, cioè quello di non riuscire a dimostrare la validità e immodificabilità di eventuali contenuti allegati, pertanto in caso di invio via PEC di un documento si potrà si provare il suo invio ma non il suo contenuto.

 

Come rendere legalmente valido un allegato via PEC

Uno dei trucchi spesso suggeriti in rete (che sia ben chiaro: resta comunque valido) è quello di scrivere l'intero testo contenuto nel file allegato anche nel corpo del messaggio ma capirete bene che, finché si tratta di un documento di due pagine, la cosa è anche semplice. Se invece dovete inserire nella mail tutto il testo di un documento di 60 pagine allora la cosa diventa più complicata.

Questo trucchetto si avvale della prerogativa della PEC di certificare l'integrità e l'immodificabilità del messagio, assicurate da quella che viene chiamata "busta di trasporto".

Questa busta elettronica viene creata della gestore (provider) del mittente secondo le regole tecniche emanate dall'AgID→ e inviata a sua volta al destinatario con messaggio e certificazione sottoscritta con firma elettronica qualificata, garantendone quindi provenienza, integrità e autenticità.

E qui, a fare la differenza, è la firma elettronica qualificata.

 

Garantire validità legale a un documento con la firma digitale

Per garantire la validità legale di un documento inviato in allegato via PEC viene in vostro aiuto proprio lo strumento della firma digitale→, in quanto apponendo al documento stesso questo tipo di firma siete sicuri che esso ha valore giuridico.

Questo metodo è stato garantito e chiarito anche dalla Ragioneria Generale di Stato con la circolare n. 3/2014→, indicando che per dare efficacia probatoria ai documenti allegati via PEC bisogna apporre su questi una firma digitale.

Tra i vari tipi di firma elettronica, indichiamo quella digitale proprio perché è quella che soddisfa il maggior numero di requisiti tecnici previsti dalle normative: la firma digitale è l'unica completamente equiparabile a una firma autografa→.

Ultima nota tecnica da tenere in considerazione è che, secondo il CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale) è prevista in ogni caso una remota possibilità in cui non sia necessario firmare digitalmente un documento allegato, ma solo qualora l'indirizzo PEC in questione sia stato rilasciato a seguito di uno specifico accertamento del soggetto richiedente. In poche parole, quasi mai.

In sintesi, quindi, ricordate sempre di apporre una firma digitale sui documenti importanti che inviate in allegato via PEC, in modo da poter sempre dimostrare, anche a distanza di tempo, la loro validità e legalità.

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