La gestione delle PEC di altre persone è di per sé un argomento delicato. Privacy, sicurezza dei dati e accesso a tante webmail. Come tenere sotto controllo tutti questi aspetti? Vediamone nel dettaglio dinamiche, criticità e soprattutto soluzioni.
Gestire le PEC dei clienti: le dinamiche della Posta Certificata
La Posta Elettronica Certificata→ è uno strumento obbligatorio per Pubbliche Amministrazioni, aziende iscritte al registro delle imprese, ditte individuali e liberi professionisti.
La PEC viene utilizzata per svolgere specifiche attività, di carattere legale o comunque di rilevanza giuridica e fiscale.
Accade quindi che molte imprese e liberi professionisti affidino la gestione della propria casella di Posta Certificata proprio a quelle professionalità che si occupano della loro contabilità.
In altri termini, è molto frequente che uno studio di commercialisti si ritrovi a gestire le PEC dei propri clienti.
Vi sono tre fattori che rendono la gestione delle PEC altrui una questione delicata:
- La sicurezza dei dati
- La gestione multicasella
- La conservazione a norma
Vediamo nel dettaglio come affrontare al meglio questi aspetti.
La sicurezza dei dati altrui
Uno studio specializzato che prende in carico le PEC dei clienti sta maneggiando qualcosa di molto delicato.
La casella di Posta Elettronica Certificata corrisponde anche al domicilio digitale, ossia il luogo in cui ricevere comunicazioni ufficiali dalle Pubbliche Amministrazioni, tra cui atti e notificazioni urgenti.
Cosa significa? Semplice: che la PEC contiene e tratta dati personali e sensibili. Chi ha in mano questi dati deve perciò prestare la massima attenzione.
Gestire tante caselle
Numerosi clienti da gestire significa numerose caselle a cui accedere, con altrettante credenziali, password e privacy da rispettare. Più la quantità cresce, più diventa impegnativo e rischioso.
Una disattenzione durante l’accesso, o una semplice confusione tra due account da amministrare, potrebbe significare esporre involontariamente i dati sensibili di un cliente, con le relative conseguenze.
Entrare e uscire di continuo dalle singole webmail può portare confusione e rallenta il lavoro.
Per questo l’adozione di un gestionale PEC→ che permetta di centralizzare tutte le caselle un unico ambiente è certamente la soluzione più vantaggiosa.
Conservare le PEC a norma
La terza questione che riguarda la gestione delle caselle PEC di clienti è la conservazione a norma.
Anche se non esiste alcun riferimento esplicito che parli di conservazione della PEC, l’articolo 2220 del Codice Civile→ impone l’obbligo di conservare tutte le scritture contabili e la corrispondenza aziendale. Perciò anche la PEC va conservata per 10 anni.
Conservare la PEC permette di prolungarne la validità legale e ovviare al problema dei famosi 30 mesi di scadenza→, periodo oltre il quale il gestore PEC non è più tenuto a conservare il file log.Insomma, la PEC sta diventando uno strumento sempre più presente (a breve diventerà europeo). Come tale, è necessario iniziare a gestirla in modo più strutturato, esattamente come facciamo già con fatture, libri contabili o qualsiasi altro documento legale.
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