In un nostro precedente articolo abbiamo già visto alcuni dei problemi più fastidiosi che affliggono la gestione della mail PEC→  (posta elettronica certificata). Dal momento che questo strumento è diventato ormai imprescindibile all'interno di aziende, enti e pubbliche amministrazioni, rivediamo in breve i punti di maggiore criticità. Rinfrescarsi la memoria non fa mai male!

Una delle questioni più delicate è certamente quello della sicurezza. Se la password di accesso alla casella PEC è la stessa per molti utenti abbiamo un grosso problema di tracciabilità dei dati. In buona sostanza non è possibile sapere in modo univoco chi abbia letto o inviato un determinato messaggio o preso parte a uno scambio di informazioni. Davvero un bel pasticcio.

Il multiaccesso alla casella, inoltre, non permette di differenziare le attività consentite a ciascun utente. Tutti possono avere accesso alle medesime informazioni in modo equivalente, indipendentemente dal ruolo ricoperto in azienda. Non va bene. Ci sono dati sensibili che devono essere accessibili solo alle figure apicali dell'organigramma aziendale.

Infine, ma non certo per ordine di importanza, la questione legata alla gestione di più caselle di posta. L'utilizzo di più PEC, magari di provider diversi, comporta confusione perdita di tempo nell’uscire e rientrare continuamente dalle varie caselle, stress e tutto quello che ne consegue.

Vediamo quindi come usare la posta certificata al meglio attraverso un gestionale PEC, evitando questi inconvenienti e trasformandola in uno strumento di lavoro performante e amichevole!

 

Gestionale PEC e accessi loggati

La prima cosa da fare è certamente quella di munirsi di un gestionale PEC→  progettato in modo intelligente. Ogni utente deve poter accedere al software attraverso una password personalizzata. In questo modo può essere identificato e le sue attività di invio, ricezione e inoltro di informazioni possono essere tracciate a livello temporale dal gestore del sistema.

Una gestione delle password aziendali fatta in questo modo rende tutto più trasparente e scoraggia il verificarsi di comportamenti poco corretti. Ogni utente che si logga al sistema, oltre ad essere riconoscibile dal gestore, è trasparente anche agli occhi degli altri utenti. Tutti possono sapere chi ha fatto cosa e in quale momento. Ciò permette inoltre di avere una visione complessiva di ogni scambio comunicativo.

Questo tipo di gestione delle mail PEC ha inoltre il grande vantaggio di selezionare quali operazioni possono fare i singoli utenti in relazione a tutti gli altri. Ciò che scrive il titolare ad esempio non è detto che debba essere condiviso con tutti i dipendenti o collaboratori. Verosimilmente le conversazioni che avvengono a un certo livello dell'organigramma aziendale è bene che circolino solo tra chi ricopre incarichi dirigenziali.

Attraverso un sistema di spunte e di filtri appositamente progettato, il gestionale PEC deve quindi permettere di abilitare e disabilitare la visibilità di certe informazioni a seconda del profilo di chi si connette.

 


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Gestionale PEC e integrazione con la posta aziendale

 Come gestire più email aziendali soprattutto quando queste fanno riferimento a più provider? Anche in questo frangente ciò che fa davvero la differenza è il software di integrazione→.

Una gestione delle PEC mail ottimale deve essere eseguita su una piattaforma in grado di coordinare contemporaneamente PEC ed email diverse→  anche quando ciascuna di esse dipende da provider indipendenti.

Evitare di dover passare continuamente da un ambiente di lavoro a un altro ogni volta che si cambia PEC è molto comodo e porta con sé enormi vantaggi: meno perdita di tempo, meno stress, meno errori di comunicazione.

 

Una gestione integrata della PEC→ () ha in oltre i seguenti vantaggi:

  • spazio di archiviazione illimitato
  • certezza di ricevere tutti i messaggi
  • corretta conservazione dei documenti digitali, secondo le norme vigenti
  • velocizzazione del processo di ricerca delle informazioni relative alle diverse PEC
  • possibilità di organizzare i messaggi in modo strutturato ed efficiente
  • possibilità di integrare le PEC con altri provider di posta come Exchange, Outlook, Gmail etc.

Si tratta di agevolazioni in grado di modificare notevolmente la qualità del lavoro degli operatori. A lungo andare tutti questi elementi si fanno notare e una volta che ci si è abituati, tornare indietro diventa davvero impensabile.

 

Gestionale PEC e riconciliazione

Infine, un ultimo punto riguarda la gestione ottimale della cosiddetta riconciliazione. Si tratta di un aspetto fondamentale. Vediamolo nel dettaglio.

La gestione delle mail PEC prevede che per ogni mail che il mittente spedisce al destinatario vengano generati due messaggi. Il primo informa il mittente che l'invio è stato eseguito in modo corretto mentre il secondo lo informa dell'avvenuta ricezione da parte del destinatario.

Di fatto quindi, ogni volta che si spedisce una PEC si dovrebbe avere l'accortezza di salvare questi due messaggi molto importanti da un punto di vista legale ed eventualmente probatorio. Si tratta di una operazione gravosa se pensiamo alla mole di informazioni che spediamo ogni giorno.

Per fortuna a soccorrerci è ancora una volta il software che si incarica di salvare automaticamente i messaggi di riconciliazione al posto nostro.

A questo punto però sorge un’ennesima questione. Il grande numero di messaggi di riconciliazione trasformano la casella di ricezione, in una casella PEC piena: come fare per risolvere il problema? È presto detto. Un gestionale PEC o un’integrazione con la posta aziendale è in grado di svolgere anche questo compito in modo automatico liberando la casella di posta e consentendo la ricezione del flusso ordinario delle mail in entrata.

I messaggi di riconciliazione vengono a questo punto memorizzati su un apposito spazio di memoria interno al sistema dove rimarranno per 10 anni come previsto dalla legge in materia di valore legale.

Come vedi la gestione delle mail PEC è complessa e presenta diverse criticità. L'impiego di un gestionale in grado di prendere in considerazione tutte le variabili del caso, che non sono poche, è l'aspetto fondamentale e deve essere valutato con estrema cura.

Per far sì che la mail diventi un potentissimo metodo di comunicazione e non uno strumento di tortura si devono sfruttare tutte le potenzialità che oggi la tecnologia ci mette a disposizione.

Ora come non mai in tutti gli ambiti lavorativi la chiave per fare la differenza sono le informazioni. Saper gestire il loro flusso in modo intelligente determina la buona salute di un'impresa e aumenta in modo esponenziale la probabilità di successo.

Non restare a guardare. Fai la cosa giusta prima che sia troppo tardi. Buon Lavoro!

 

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