Fatture cartacee: perché conservarle e chi deve farlo

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Corrono gli anni Venti del Duemila, con lsmart working in epoca di pandemia e l'augurio di un rapido passaggio alla post-pandemia. Il digitale oggi non è più immaginazione o fantasiae non è contrapposto al mondo vero; è del tutto reale, l'unica differenza è la sua forma (fisica o in dati). Al primo sguardo sembra tramontato il tempo del documento stampato o della fattura in carta. E invece, non è così: ancora oggi dobbiamo porci il tema – importante sia per l'organizzazione aziendale, sia per il rispetto delle leggi – della conservazione delle fatture cartacee. 


Dal cartaceo al digitale: siamo (ancora) in un periodo di passaggio? 

Non c'è imbarazzo a non conoscere bene le implicazioni del momento storico, vista la moltitudine di forme che presenta. Riscontriamo due presenze, contemporanee ma contrastanti: da un lato l'universo fatto di business agile, conferenze smart, dispositivi veloci, software e tecnologie di qualità eccellente che sbloccano potenzialità mai viste prima. 

Dall'altro lato, diverse realtà aziendali (e Pubbliche Amministrazioni) non hanno mai attraversato un vero percorso di trasformazione digitale. Forse confuse tra paure, costi, guadagni, figure lavorative e competenze della digitalizzazione->, alla fine si sono giusto un po' adattate all'aggiornamento dei mezzi. Ma si ritrovano ancora un fulcro di dinamiche molto classiche, come l'ancoraggio ai sistemi di stampa e presenza cartacea di tutti i documenti. 

Insomma, un mondo luccicante e al passo coi tempi coesiste con uno dall'evoluzione rallentata. Perciò , dobbiamo accettare che siamo (ancora) in un periodo di transizione, più lungo del previsto. Anche nei documenti – il cui esempio più lampante e diffuso sono le fatture cartacee. 

 

Validità e tematica legale delle fatture in formato cartaceo 

Anche se le fatture elettroniche sono molto diffuse e per molti obbligatorie, non vuol dire che quelle in formato cartaceo siano sparite dal sistema organizzativo e normativo.

Le aziende che hanno a che fare con il consumatore finale, ad esempio, devono far convivere analogico e digitale.

Una nuova circolare dedicata alle deduzioni fiscali, pubblicata a luglio 2020, ha chiarito che il contribuente è tenuto a conservare tutte le fatture cartacee->; anzi, dovrà anche verificare che i dati in essa riportati siano esattamente allineati a quelli dell'eventuale corrispondente digitale. 

Dalla lunghissima circolare, di oltre 400 pagine, emerge come si continuerà a rispettare una regola già esistente in tema di fatturazione elettronica (FAQ n. 45->). Si esprime così 

«Si ricorda che, qualora il cliente sia un consumatore finale (operazione B2C), l’esercente dovrà comunque mettere a disposizione della controparte, al momento dell’emissione della fattura elettronica, una copia analogica o elettronica della fattura, salvo che il cliente non vi rinunci.» 

In conclusione, tra questioni di deduzioni e detrazioni fiscali, e qualche rallentato aggiornamento normativo, resta importante e nella maggior parte dei casi obbligatorio rilasciare una copia cartacea di una fatturacosì come conservare ogni copia cartacea ricevuta. 

 

La conservazione ibrida tra necessità ed evoluzione 

Facciamo un passo in più oltre la semplice comprensione. Va detto chiaramente: le aziende rimaste indietro devono oggi pensare in ottica dualeuna sorta di necessità ed evoluzione. 

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Esiste infatti la necessità immediata di adeguarsi alle norme per motivi legali, e di restare al passo con il mercato per questioni di sopravvivenza, che impone la dotazione veloce di molti nuovi mezzi (fatture elettroniche, PEC, firme digitali). Qui si inserisce la conservazione ibrida, un sistema nel mezzo tra le due ere: è in grado sia di creare che di contenere i documenti in entrambe le forme, e si rivela molto utile per porre un freno all'emergenza. 

Ma alla lunga è un sistema poco gestibile: si muove di continuo tra i formati, rischia di essere disordinato e difficile da organizzare (ad esempio per i documenti di un unico cliente, ma metà fisici e metà informatici), lento e colmo di doppioni. Ecco che sopraggiunge l'ottica di evoluzione: la conservazione ibrida diventa un'arma solo temporanea, per favorire la digitalizzazione a poco a poco. Oggi c'è davvero bisogno di pensare digitale e attuare processi completi e pervasivi come la Digital Transformation->, altrimenti un domani prossimo l'emergenza si ripresenterà. 

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