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E-mail che interrompono: gestire il tempo imparando a gestire le priorità

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In un mondo ideale, ognuno di noi vorrebbe avere un proprio calendario delle mansioni, da svolgere una dopo l'altra in totale tranquillità. Finita uno, si comincia con la successiva e così via. 

Nella realtà, invece, la nostra giornata è scandita da numerose interruzioni, che rischiano di vanificare o aumentare gli sforzi, prolungare i tempi, provocare confusione su cosa fare prima e cosa fare dopo.

Per questo è fondamentale gestire le priorità, anche di fronte all'interruzione più tipica e che maggiormente tende ad accumularsi, cioè le e-mail. 

 

Time Management tra urgenza, importanza e interruzioni 

Utilizziamo come base il concetto di Time Management, ossia l'organizzazione e gestione delle attività al fine di svolgerle sia efficacemente sia nel minor tempo possibile. 

Processare le mansioni, infatti, non avviene sempre secondo una sequenza immediata o intuitiva, poiché queste possono presentarsi in modo confusionario e in ordine sparso. Il cliente che richiede un lavoro o il capo che assegna un incarico non stanno nella nostra personale organizzazione. 

Come non perdersi tra task di routine e imprevisti?

 

Gestire le priorità: la Matrice di Eisenhower

Per una corretta gestione del tempo è importante avere metodo.

Parliamo di metodo, e non semplicemente di "organizzazione" poiché un approccio metodico può far fronte agli imprevisti inattesi.

Un metodo ampiamente utilizzato è la scrematura degli impegniin cui viene in aiuto la famosa Matrice di Eisenhower: 

MATRICE DI EISENHOWER

La matrice aiuta a riordinare le priorità sulla base di due parametri: urgenza e importanza.

Le attività vengono così distribuite nelle 4 caselle e ciò che è sia importante che urgente ha l'immediata priorità sul resto, poiché non può essere rinviato né delegato. 

Il secondo livello dipende invece da più fattori, come il tipo di lavoro e la presenza di altre persone: se si lavora da soli prevarrà l'urgenza anche in un incarico meno importante, ma se c'è la possibilità di rinviarlo o delegarlo, viene prima un impegno più importanteanche se meno urgente. 

Ciò che è sia poco importante e sia non urgente non rientra nell'ottica prioritaria. Va svolto solo quando sta diventando urgente o se c'è una libertà di tempo (ad esempio a fine giornata, a impegni già finiti). In questo insieme ricadono tante e-mail (non tutte) che ci "richiedono" di continuo la lettura e la risposta, e che a causa della loro natura possono rappresentare un inganno per il Time Management. 

 

Gestire le e-mail è un lavoro? Un nuovo approccio alla posta 

L'inganno delle e-mail, nel lavoro, è simile alla trappola dei social nel tempo libero. Sono tutti sempre lì, accessibili velocemente, organizzati in sequenza e apparentemente poco impegnativi.

New call-to-action

Una notifica alla volta è come una mail alla volta, e si innesca il meccanismo del controllino: do un'occhiata per sapere se c'è qualcosa di rilevante, tanto ci vorrà solo un minuto. 

Le considerazioni, a questo punto, sono molte. Un minuto non è mai un minuto, ma sempre due o tre, che presto si accumuleranno; stiamo facendo qualcosa di non previsto nel nostro flusso di lavoro.

Se troviamo davvero una mail importante, sopraggiungerà un nuovo impegno da pianificare e, soprattutto, (errore più grave) stiamo spezzettando e perciò rallentando la nostra mansione precedente. 

La gestione delle e-mail va invece considerata quasi come un lavoro a sé. Leggere, rispondere e smistare deve avere un suo tempo dedicato dal quale – eccetto emergenze – non si può sforare, perché invaderebbe attività più importanti.

Una buona idea è riservare delle finestre (2-3 per giornata) in orari poco intasati dal lavoro, magari della durata di 25-30 minuti (come nella tecnica del pomodoro). Al loro interno, processare con immediatezza le e-mail sia importanti che urgenti, come ci ha insegnato la matrice, e scalare le altre a seconda di tempo e quantità. 

  

Trucchi e tool per gestire la posta elettronica e la PEC 

Vale ora la pena "salire di livello" anche nella gestione della posta stessa: i più smaliziati sanno che si può giocare con la propria casella per riordinarla e ottimizzarla. Per prima cosa, una casella non è legata solo a "Posta in arrivo", "Indesiderata" e "Cestino": è possibile creare cartelle del tutto personalizzate, in cui smistare ancor meglio i diversi tipi di e-mail. 

Se volessimo solo organizzare le diverse mail avremmo ad esempio "Da rispondere", "Da leggere", "Importanti" o "Rinviate"; come idea alternativa potremmo prevedere una cartella per ogni cliente da cui riceviamo molta posta, o organizzarle a seconda del loro temaFunzionano allo stesso modo delle cartelle anche i Tag, riconoscibili dai diversi coloriogni Tag corrisponde un argomento che racchiude quelle e-mail. 

 

La Posta Elettronica Certificata: un nuovo asset nei flussi documentali

In questi ultimi anni non sono solo le email tradizionali a costituire un elemento di scansione del tempo e delle attività

La PEC (Posta Elettronica Certificata)-> sta entrando a gamba tesa come parte integrante di flussi aziendali documentali. Poiché un messaggio PEC è un documento.

Le imprese che devono smistare grandi quantità di Posta Elettronica, sia "normale" (PEO) sia certificata, possono avere bisogno di soluzioni decisamente più avanzate

Sono due le "strade" che permettono agli amministratori di ottimizzare la gestione delle email:

  • Integrare
  • Centralizzare

La prima soluzione è l'ideale per chi non ha molte caselle da gestire, ma che vuole comunque evitare di entrare e uscire continuamente da ogni singolo client per inviare e spedire i messaggi da un unico ambiente.

Un plugin come a.gopec-> consente di gestire la Posta Elettronica Certificata direttamente dalle caselle tradizionali, come Outlook e Gmail.

Per chi invece gestisce molte caselle, alle quali magari accedono diversi utenti, è più consigliato uno strumento come a.pecoffice-> per centralizzare la gestione delle caselle e profilare gli accessi dei dipendenti secondo precise policy.

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