In un mondo ideale, ognuno di noi vorrebbe avere un proprio calendario delle mansioni, da svolgere una dopo l’altra in totale tranquillità. Finita uno, si comincia con la successiva e così via.
Nella realtà, invece, la nostra giornata è scandita da numerose interruzioni, che rischiano di vanificare o aumentare gli sforzi, prolungare i tempi, provocare confusione su cosa fare prima e cosa fare dopo. Per questo è fondamentale gestire le priorità, anche di fronte all’interruzione più tipica e che maggiormente tende ad accumularsi, cioè le e-mail.
Time Management tra urgenza, importanza e interruzioni
Utilizziamo come base il concetto di Time Management, ossia l‘organizzazione e gestione delle attività al fine di svolgerle sia efficacemente sia nel minor tempo possibile.
Processare le mansioni, infatti, non avviene sempre secondo una sequenza immediata o intuitiva, poiché queste possono presentarsi in modo confusionario e in ordine sparso. Il cliente che richiede un lavoro o il capo che assegna un incarico non rientrano nella nostra personale organizzazione.
Come non perdersi tra task di routine e imprevisti?
Gestire le priorità con metodo: la Matrice di Eisenhower
Per una corretta gestione del tempo è importante avere metodo.
Parliamo di metodo, e non semplicemente di “organizzazione” poiché un approccio metodico può far fronte agli imprevisti inattesi.
Un metodo ampiamente utilizzato è la scrematura degli impegni, dove viene in aiuto la famosa Matrice di Eisenhower:
La matrice aiuta a riordinare le priorità sulla base di due parametri: urgenza e importanza.
Non devi far altro che distribuire le attività nelle 4 caselle: ciò che è sia importante sia urgente ha l’immediata priorità sul resto, poiché non può essere rinviato né delegato.
Gestire le e-mail aziendali è un lavoro? Un nuovo approccio alla posta
L’inganno delle e-mail, nel lavoro, è simile alla trappola dei social nel tempo libero. Sono tutte sempre lì, accessibili velocemente, notificate in real time e apparentemente poco impegnative.
Basta un attimo, e si innesca il meccanismo del controllino: do un’occhiata per sapere se c’è qualcosa di rilevante, tanto ci vorrà solo un minuto.
Le considerazioni, a questo punto, sono molte. Un minuto non è mai un minuto, ma sempre due o tre, che presto si accumuleranno; ma soprattutto stiamo facendo qualcosa di non previsto nel nostro flusso di lavoro, che verrà quindi interrotto.
Se troviamo davvero una mail importante, sopraggiungerà un nuovo impegno da pianificare e, soprattutto, (errore più grave) stiamo spezzettando e perciò rallentando la nostra mansione precedente.
La gestione delle e-mail va invece considerata quasi come un lavoro a sé. Leggere, rispondere e smistare deve avere un suo tempo dedicato dal quale – eccetto emergenze – non si può sforare, perché invaderebbe attività più importanti.
Gestire le e-mail aziendali con la Matrice di Eisenhower può tornare utile proprio per distribuire task e impegni in modo equo, rispettando scadenze e task.
Un altro metodo, ancora più specifico per le e-mail, è dare priorità proprio a quei messaggi che richiedono poco tempo. In pratica arrivi in ufficio, accendi il pc, individui le mail alle quali puoi rispondere nel primo quarto d’ora di lavoro e poi ti dedichi al resto.
Infine vi è la tecnica del pomodoro che consiste nel riservare 2 o 3 finestre al giorno della durata di 25-30 minuti durante le quali processare con immediatezza le e-mail sia importanti che urgenti, come ci ha insegnato la matrice, e scalare le altre a seconda di tempo e quantità.
Trucchi e tool per gestire la posta elettronica e la PEC
Vale ora la pena “salire di livello” anche nella gestione della posta stessa: i più smaliziati sanno che si può giocare con la propria casella per riordinarla e ottimizzarla. Per prima cosa, una casella non è legata solo a “Posta in arrivo”, “Indesiderata” e “Cestino”: è possibile creare cartelle del tutto personalizzate, in cui smistare ancor meglio i diversi tipi di e-mail.
Se volessimo solo organizzare le diverse mail avremmo ad esempio “Da rispondere”, “Da leggere”, “Importanti” o “Rinviate”; come idea alternativa potremmo prevedere una cartella per ogni cliente da cui riceviamo molta posta, o organizzarle a seconda del loro tema. Funzionano allo stesso modo delle cartelle anche i Tag, riconoscibili dai diversi colori: a ogni Tag corrisponde un argomento che racchiude quelle e–mail.
La Posta Elettronica Certificata: un nuovo asset nei flussi documentali
In questi ultimi anni non sono solo le email tradizionali a costituire un elemento di scansione del tempo e delle attività
La PEC (Posta Elettronica Certificata)→ è ormai parte integrante di flussi aziendali documentali. Poiché un messaggio PEC è un documento.
Le imprese che devono gestire grandi quantità di Posta Elettronica, sia “normale” (PEO) sia certificata, possono avere bisogno di soluzioni decisamente più avanzate.
Sono due le “strade”, percorribili anche insieme, che permettono agli amministratori di ottimizzare la gestione delle email:
- Integrare
- Centralizzare
La prima soluzione è l’ideale per chi non ha molte caselle da gestire, ma che vuole comunque evitare di entrare e uscire continuamente da ogni singolo client per inviare e spedire i messaggi da un unico ambiente.
Un plugin di integrazione→ consente di gestire la Posta Elettronica Certificata direttamente dalle caselle tradizionali, come Outlook e Gmail.
Per chi invece gestisce molte caselle, alle quali magari accedono diversi utenti, è più consigliato un vero e proprio gestionale PEC→ per centralizzare la gestione di tutte le caselle e profilare gli accessi dei dipendenti secondo precise policy.
Cerchi la soluzione più adatta per la gestione delle PEC aziendali? Contattaci: sapremo aiutarti alla scelta migliore per te!
