Si discute molto di conservazione digitale e conservazione sostitutiva->, due concetti con lo stesso obiettivo, ma utilizzati in circostanze leggermente diverse. Il primo significa archiviare e conservare a norma documenti nativi digitali. Il secondo, archiviare e conservare a norma documenti nativi cartacei, trasformandoli prima in versione digitale.

Ma come si applica tutto ciò al mondo delle Pubbliche Amministrazioni, quando si trovano di fronte all'archiviazione di documenti sanitari? La risposta non è ovvia e le eccezioni sono parecchie. 

 

Conservare i documenti sanitari tra archivi cartacei e digitali 

Prima di addentrarci nelle norme, partiamo da una considerazione generale. 

Ancora oggi, una Pubblica Amministrazione può continuare a emanare i propri documenti sanitari in un formato solo cartaceo, se lo desidera. In tal caso, deve attenersi a tutte le norme riguardanti gli archivi fisici, rispettandone non solo gli spazi materiali (molto più abbondanti che nel digitale) ma anche le norme di sicurezza, per preservare da eventuali incidenti i suddetti documenti e per garantire la protezione dei dipendenti che se ne occupano. 

Occuparsi di una gestione così manuale e su supporti fragili e infiammabili come la carta ha sempre preoccupato e portato costi maggiori ad aziende e PA. Per questi motivi, molti hanno deciso di evolvere definitivamente i propri archivi.

Da una parte, la possibilità di digitalizzare e dematerializzare gli atti già emessi->; dall'altra, emetterli già in formato nativo digitaletutto perfettamente a norma di legge. Come per qualsiasi altro documento, anche qui si tratta di attuare i due diversi tipi di conservazione. 

 


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La conservazione sostitutiva e digitale dei documenti sanitari: come funziona 

Nel caso in cui i documenti vengano emessi già in formato nativo digitale, si viene premiati con un iter più semplice. Si attua cioè la conservazione digitale: la cartella clinica elettronica viene convertita in un pacchetto dati "protetto" da firma digitale e marca temporale. Tutto ciò assicura alla cartella degli attributi irrinunciabili: integrità, immodificabilità e valore probatorio e legale. 

Se una Pubblica Amministrazione intende invece dematerializzare i suoi vecchi archivi, deve attraversare l'iter della conservazione sostitutiva->Il documento sanitario viene digitalizzato, quindi trasformato in documento elettronico, e firmato digitalmente dal primario o il Responsabile della Conservazione->, e viene apposta la marca temporale.

L'iter però non si esaurisce qui: la cartella clinica digitale dovrà essere definitivamente firmata digitalmente da un notaio o altro pubblico ufficiale

La PA può scegliere se gestire questi movimenti in house, cioè dotandosi degli appositi server e gestendoli personalmente, con i relativi doveri. Nel caso più comune (e conveniente) può appoggiarsi a un conservatore esterno-> .

 

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Tempistiche di conservazione dei documenti sanitari in PA 

Scendiamo nei dettagli della gestione parlando di tempistiche. In questo ambito, a dettare le linee guida è un apposito Prontuario di selezione->, che riporta ogni possibile casistica. Ogni tipologia di documento sanitario, infatti, avrà una tempistica d'archivio differente. 

Esaminiamo quanto devono essere conservati alcuni tra i più comuni e diffusi. 

  • Per un tempo illimitato diversi documenti sanitari, di cui menzioniamo alcuni esempi: cartelle cliniche di strutture pubbliche e private, TSO, SDO, Pronto Soccorso, accertamenti sanitari sui soggetti lavoratori, assicurazioni, verbali di collaudo, analisi dei campioni, referti personali, referti. 
  • Fino a cessazione di attività i documenti sanitari relativi a diversi argomenti, tra cui: alimenti, alveari, depositi di presidi sanitari, farmacie, libretti sanitari di rischio, attestati di duralità. 
  • Per 40 anni i documenti relativi al recupero retribuzione dei dipendenti assenti dal lavoro per responsabilità di terzi. 
  • Per 30 anni i documenti sanitari attinenti a liquidazione, decreti, ordinanze. 
  • Per 20 anni i documenti relativi al sangue, e quelli della Commissione Medica Locale in materia di Patenti Speciali. 
  • Per 10 anni la quasi totalità degli altri documenti sanitari, di cui menzioniamo alcuni esempi: fatture ed estratti conto, assistenza, campioni, radiografie, idoneità, campioni, documenti di cassa. 

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