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Decluttering digitale: cosa fare per vivere bene con la tecnologia

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Digitale, digitale ovunque. Troppa tecnologia scatena confusione e il pericolo di farsi sopraffare dal disordine digitale→ è sempre in agguato. 

Se è vero che la concezione di ordine è certamente soggettiva, è innegabile che vivere in un ambiente ordinato ci fa stare bene. Riordinare però non è sempre facile e non tutti vi sono portati, e questo vale anche (e soprattutto) per la tecnologia: per questo è importante seguire un metodo per organizzare i nostri oggetti digitali. E questo metodo si chiama decluttering.

Il decluttering digitale, però, non è solo riordino: è una pratica che ci aiuta a vivere il rapporto con la tecnologia in modo sereno ed efficiente.

In questo articolo vi spiegheremo cos'è il decluttering digitale e come applicarlo in poche mosse.

 

Tecnostress da Disordine Digitale: un problema comune

Lo chiamano tecnostress, o stress da lavoro terminale, una condizione di disagio causata dall'incapacità di coabitare con le nuove tecnologie del computer. (Craig Broad). 

Siamo sommersi da dati, informazioni, applicazioni, dispositivi, strumenti. Come in tutti gli ambiti, l'eccesso porta sempre a confusione. 

Il tecnostress è una conseguenza di molti elementi, tra i quali vi è lui: il disordine digitale. Il disordine digitale è una mancanza di organizzazione nella vita digitale e può essere dovuto a diversi fattori, come la mancanza di tempo, la pigrizia (lo metto a posto dopo) fino, addirittura, a una vera e propria incapacità di organizzare le cose. 

Dicono, infatti, che chi ha un frigo disorganizzato, ha anche una vita digitale disorganizzata, ma questa è un'altra questione.

A volte si arriva a tali livelli di disordine digitale che questo diventa non solo una causa di tecnostress, ma anche una sua conseguenza.

Come fare, quindi, a non farsi sopraffare dallo stress digitale?

La risposta è nel metodo. Introducendo poche, piccole abitudini quotidiane, possiamo ribaltare il nostro rapporto con la tecnologia. È arrivato il momento di fare decluttering!

 

Cos'è il Decluttering e a cosa serve

Se to clutter vuol dire mettere in disordine, sparigliare e ingombrare, il suo opposto, decluttering, è l'operazione di riordino, riorganizzazione e corretta gestione. 

Il decluttering nasce e si diffonde prevalentemente in ambito domestico, dove il disordine e la cattiva gestione degli spazi influisce negativamente su tutti gli altri aspetti della nostra quotidianità. Fare decluttering, però, non significa semplicemente riordinare. Alla base del decluttering, vi è infatti il Feng- shui, l'arte giapponese che si basa sulla ricerca di benessere attraverso la disposizione armonica degli elementi della casa.

Il decluttering, quindi, è prima di tutto consapevolezza di ciò che possediamo e che ci circonda: per fare decluttering è indispensabile comprendere il significato che i nostri oggetti hanno nella nostra vita, il perché e come questi ci portano beneficio

Possiamo dire che all'interno del concetto del riordinare, nel decluttering vi è anche quello di liberarci dall'inutile.

Banalmente, se prendiamo come esempio un abito, secondo i principi del decluttering dovremmo chiederci: da quanto tempo non lo utilizzo? Mi piace? Lo ricomprerei? È funzionale alla mia vita e alle mie abitudini? Se ad esempio non lo utilizziamo da più di due anni o se la risposta alle altre domande è "no", dobbiamo buttarlo.

E con il digitale cosa succede?

Se è possibile adottare un metodo per riordinare armadi, cucine o librerie, perché tale metodo non dovrebbe esserci utile anche per i nostri files nel computer? 

Certo, le domande da porci possono essere diverse: il valore di una fotografia, ad esempio, è affettivo più che funzionale. Ma i concetti di base restano: ciò che è superfluo va eliminato, ciò che non è va riordinato

dematerializzazione-documentale

 

I benefici di fare Decluttering digitale 

A differenza di una libreria, un armadio o una dispensa, in un dispositivo lo spazio fisico occupato è irrisorio rispetto alla quantità di materiale che contiene e, soprattutto, è sempre uguale. Quindi niente confusione? 

Beh, no. Anzi: proprio non vederla fisicamente può... renderla ingestibile! La quasi infinita disponibilità di spazio ci rende pigri, così finiamo per conservare nei dispositivi elettronici foto doppie o triple, più versioni dello stesso documento, file che non servono più da tempo.

Le conseguenze sono molteplici:

  • facciamo difficoltà a trovare ciò che ci serve;
  • prima o poi esauriamo lo spazio (e quando questo avviene, passiamo ore e ore a cancellare vecchi files);
  • dimentichiamo cosa abbiamo salvato.

 

Tutto questo è fonte di stress.

Qui nasce l'idea di decluttering digitale. Seguire i principi di quello fisico, così da creare archivi organizzati per gli elementi tecnologici. Cosa otteniamo? 

  • Ritroviamo in qualsiasi momento il file o la mail che ci serviva; 
  • ritroviamo facilmente le foto, e possiamo osservare (o mostrare agli altri!) i nostri ricordi in modo piacevole; 
  • non perdiamo i file, né li cancelliamo per sbaglio; 
  • non riempiamo i dispositivi; 
  • evitiamo lo stress di un mancato ritrovamento o di una ricerca lunga e faticosa; 
  • ci liberiamo definitivamente – e in anticipo – della spazzatura digitale come foto venute male, mail di spam, documenti obsoleti, perché evitiamo di accumularli. 

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È sufficiente fare tutto col giusto metodo. 

L'eliminazione dello stress, che passa attraverso il decluttering digitale, è il risultato di una presa di coscienza: il decluttering, che va assunto come modo di pensare, ci permette di riconquistare la padronanza delle cose.

 

Come fare Decluttering digitale

Ma nella pratica, vi chiederete, come si fa decluttering digitale?

Non esiste ovviamente un unico metodo per fare decluttering, ma qui ve ne diamo uno che ci sembra utile e applicabile un po' a tutti, anche a chi si occupa di gestione documentale in azienda→.

 

Step

  1. Censisci
    Prima ancora di cominciare a riordinare i files nel tuo computer, fai mente locale e prendi consapevolezza di COSA c'è da riordinare. Fai una (più o meno) rapida carrellata di quello che hai e dello spazio che occupa. Fare un censimento dei files del tuo 
  2. Valorizza
    Sia in ambito privato sia in quello lavorativo, non tutti i files hanno lo stesso valore funzionale. Prima ancora di categorizzarli, cerca di capire se servono, se non servono più ma vanno comunque conservati (magari per necessità fiscali o organizzative), se non servono più ecc... 
    Per i vestiti, ad esempio, gli esperti del decluttering suggeriscono il metodo delle 4 scatole, per suddividere i capi in: da tenere, da regalare, da riparare, da gettare. Con i files puoi fare più o meno lo stesso.
  3. Progetta
    Una volta che ti sei sbarazzato dei files inutili, imposta un metodo per strutturare il tuo archivio. In poche parole, prepara l'ambiente. La progettazione è sempre qualcosa che deve avvenire a monte, non in corso d'opera: non essendoci un unico metodo valido per tutti per organizzare un archivio, impostare una struttura di base ti aiuterà a mantenere ordine e trovare più velocemente la cartella o lo spazio di destinazione di un nuovo file.
  4. Agisci
    Ora che hai tutto pronto, inizia a spostare i tuoi files "sopravvissuti".
  5. Mantieni
    Non basta riordinare. Fare decluttering, come abbiamo detto, significa adottare uno stile di vita in cui il superfluo non ha spazio. Per fare questo è indispensabile mantenere nel tempo quest'ordine attraverso piccoli gesti quotidiani: cancellare subito un file che non serve più, salvare all'istante il documento nello spazio preposto, ecc... insomma, non rimandare.

 

 

Consigli

  • Una cosa alla volta
    Il metodo migliore per fare decluttering è suddividere le operazioni di riordino per categorie. Ad esempio, in casa, queste categorie potrebbero essere: libri, vestiti, scarpe, ecc... 
    Nel digitale, potremmo avere immagini, fatture, contratti e via dicendo. Nel fare decluttering, è consigliato agire su una categoria alla volta, in modo da concentrarsi esclusivamente su quegli oggetti ed evitare di perdere la concentrazione.
  • Non pretendere di fare tutto in un giorno
    Per fare decluttering, ci vuole tempo. Pretendere di terminare tutto velocemente è irrealistico e può causare frustrazione e stanchezza, portandoti ad abbandonare il progetto a metà. 
    Programmati quindi un'ora o due al giorno, e procedi un po' alla volta.
  • Non avere pietà 
    Cancella senza scrupolo ciò che non serve. Ricordati che i files occupano spazio: se proprio non sei pronto a lasciarli andare, puoi sempre comprimerli oppure affidarti a un servizio di archiviazione online. Risparmierai un po' di spazio e li potrai sempre utilizzare quando deciderai.

 

Come il decluttering domestico, anche quello digitale richiede uno sforzo maggiore la prima volta, poi diventa più semplice proprio a fronte del fatto che alla base vi è un metodo.  

Se da un lato, come abbiamo detto, è vero che la concezione di ordine è soggettiva, questa soggettività viene meno nel momento in cui dobbiamo condividere gli spazi (in casa) o i files (in ufficio) con altri. Fare decluttering digitale diventa quindi un modo per portare benessere a noi stessi ma anche agli altri. Insomma, per ritrovare armonia non solo con gli oggetti ma anche con le persone che ci circondano e, quindi, con noi stessi.

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