<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=1707970&amp;fmt=gif">

Conservazione digitale della PEC: quello che forse non sai 

CONDIVIDI

Nella conservazione digitale->  rientrano a pieno titolo anche i "nuovi" documenti informatici tra cui la Posta Elettronica Certificata (PEC).

Perché non tutti ancora hanno raggiunto una consapevolezza: la PEC è a tutti gli effetti un documento legale.

E, come tale, deve essere trattato in un certo modo per poter mantenere questa sua validità giuridica. 

 

Partire dalle diciture: documenti informatici e posta elettronica 

Per avere davvero chiara la situazione, è necessario partire dalle diciture esatte. Come tante altre volte, infatti, nelle definizioni più precise si nasconde molto di ciò che ci serve. 

Il semplice documento, per esempio, con l'entrata in scena dei dispositivi digitali include anche il documento informatico.

Ma cos'è davvero? Lo scopriamo dal Codice dell'Amministrazione Digitale-> (CAD) che lo definisce rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti

Per questo, anche le registrazioni, le e-mail ordinarie, i log di chat e altre attività della navigazione sono documenti informatici. Ancor più lo è un elemento importante come la PEC

A proposito di PEC: per comprenderne ogni dinamica, vale la pena conoscerne il funzionamento dettagliato->.

L'importanza della PEC è motivata da una struttura peculiare, in cui il gestore non si occupa solo di inviare la mail, ma anche di certificare due diversi passaggi: l'avvenuta accettazione dalla casella del mittente, e l'avvenuta consegna nella casella del destinatario. Per ogni passo completato invia una ricevuta al mittente, assicurando anche che il messaggio non sia stato manomesso o modificato. E se si è presentato un errore nel percorso, lo segnala. 

 

New call-to-action

 

Documenti informatici e PEC: la conservazione specializzata 

Come avviene col cartaceo, anche il documento informatico va archiviato secondo la legge, e per una durata di tot annisulla base della sua tipologia (art. 2220 del Codice civile).

La conservazione a norma, però, non può avvenire in modo approssimativo. Ad esempio, una fattura nativa digitale non si può archiviare semplicemente tramite una copia su server, o stampando e mettendo in archivio il foglio. Servirà invece attuare una pratica specifica e specializzata, attraverso un software per la conservazione digitale-> .

Anche per la PEC, la procedura i conservazione mira a mantenere l'integrità e immodificabilità del documento.

L'operazione si può realizzare internamente all'azienda e facendo poi approvare il processo da un conservatore accreditato. Poiché questo può costare tempo e denaro in termini di personale, responsabilità e corsi di formazione, una decisione comune consiste nel rivolgersi a una soluzione esterna, di solito un'azienda dotata di esperienza e certificazioni nel settore. 

 

Processi ed elementi importanti nella conservazione digitale della PEC 

La conservazione a norma della PEC passa obbligatoriamente per un conservatore accreditato dall'AgID->.

Ci si può rivolge direttamente o, in modo più semplice, tramite un'azienda che vi lavori a stretto contatto (come Ardesia con Infocert). Questo intermediario è indispensabile. 

L'operazione non consiste solo nell'archiviare il messaggio in sé. Come detto all'inizio, la PEC attraversa due passaggi di sicurezza e invia altrettante ricevute di conferma; inoltre, il servizio PEC include molti dati che identificano il mittente e un numero identificativo della mail stessa. 

Per questoper ogni e-mail da archiviare vanno conservati anche tutti questi elementi, racchiusi in uno specifico file chiamato daticert.xml. 

Infine, il processo di conservazione digitale a norma e perfettamente realizzato includerà l'apposizione di una firma digitale e di una marca temporale: esse associano con certezza l'e-mail a un autore univoco e a una data esatta. Poiché anche questi attributi sono fondamentali, anch'essi devono essere archiviati nel modo corretto. Affidarsi a una risorsa molto esperta, o a un ente esterno competente garantisce che ogni passaggio sia rispettato; e inoltre, assicura ricerche veloci tra i documenti, liberazione di spazio nella casella, sicurezza dei dati e inserimento in un sistema integrato. 

NEWSLETTER

Iscriviti alla newsletter

Ricevi i nostri aggiornamenti relativi agli articoli
Protected by Copyscape
CONDIVIDI