Come digitalizzare l'archivio aziendale: una guida al passaggio 

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L'archiviazione documentale, nelle aziende, è notevolmente cambiata negli ultimi decenni, per via dell'impatto della Digital Transformation. Il documento è stato riconsiderato in una nuova ottica digitalizzata, per godere dei benefici del mondo informatico. 

Questo ha generato un periodo (ancora in corso) di convivenza tra documenti fisici e digitaliutilizzati o ricevuti allo stesso tempo. Le aziende che ancora si trovano in questo limbo si chiedono come gestire questo momento intermedio e, soprattutto, come completare la digitalizzazione dei documenti e dell'archivio. 

 

Tra carta e digitale: una difficile fase di passaggio 

Non sembra possibile opporsi all'evoluzione digitale della gestione documentale. In un'era di comunicazioni continue e multilaterali si producono sempre più documenti. Così l'archivio fisico si riempie velocemente. Questo crea problemi di spazie e costi, senza contare che il materiale cartaceo è alquanto deteriorabile e vulnerabile. 

Considerati questi aspetti, diverse aziende potrebbero aver implementato (giustamente) nuovi strumenti nei loro sistemi. Ad esempio, per allargare le opportunità di mercato o perché previsto dalla legge, molti documenti sono oggi emessi direttamente in formato digitale ossia sono documenti nativi digitali. 

Anche cosìcomunquec'è una situazione intermedia in cui l'azienda produce in digitale alcuni documenti (non solo quelli obbligatori dalla legge) e in cartaceo altri. Questo genera confusione e difficoltà nella gestione documentale nonché nei processi aziendali che coinvolgono i diversi formati. Soprattutto se i documenti cartacei vengono poi inseriti in procedure digitali. 

Bisogna quindi rendere agevole il passaggio dall'archivio fisico a quello digitale. Sia che ci si trovi in una fase già intermedia o, ancor più, che ci si trovi all'inizio: convertire subito i documenti cartacei che hanno ancora valore legalenonché i documenti unici come carta carburante, fatture, e protocolli vidimati dalle dogane. 

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Come strutturare un archivio digitale: una guida step by step 

Il percorso di gestione documentale che porta all'archivio digitale attraversa varie fasi. 

  • Si inizia dal censimento dei documenti – fisici e digitali – già presenti in azienda, per suddividerli in categorie o tipologie. Solo con una corretta analisi si potrà strutturare un archivio adeguato per i documenti di ogni singola azienda, invece che uno generico e disordinato.
  • Il censimento è indispensabile anche per scegliere un sistema di classificazione e codifica. Esistono molti generi di classificazione (per data, tipo, settore o cliente), anche combinabili. Ogni impresa deve trovare il più adatto alla propria struttura aziendale, per suddividere i documenti che vi transitano più spesso.
  • Sulla base dei dati raccolti e delle classificazioni usate, si fa quindi una scelta tra archivio ibrido e archivio completamente digitale
  • Nel primo caso, va strutturato un sistema di archiviazione documentale ibrida->, cioè che raccolga i documenti sia dal lato cartaceo che dal lato informatico, in uno stesso spazio. 
  • Nel secondo caso, si deve subito dematerializzare ogni elemento fisico: i documenti su carta devono passare al formato digitale->, che sorreggerà l'intero sistema gestionale. 
  • È il momento della generazione dell'archivio vero e proprio, tramite i software e i server più adatti. 
  • Infine, bisogna far sì che la conservazione sia integrata-> all'interno dell'azienda, del suo workflow e dei suoi settori. L'obiettivo è organizzare un flusso documentale regolare e continuo, in cui ogni documento prodotto venga automaticamente archiviato a norma: il sistema deve quasi autogestire il passaggio documentale, per alleggerire i processi di lavoro. 

 

Passare all'archivio digitale: vantaggi e soluzioni 

Il transito all'archiviazione documentale digitale non è solo questione di deteriorabilità e spazi (già per nulla di poco conto visti i costi degli spazi archivistici, la difficoltà di tenerli al sicuro, e l'impossibilità di allargarli all'infinito). C'è anche il tema della corretta organizzazione. 

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L'archivio digitale è concepito per essere agile e ordinato. Grazie ai censimenti e all'inserimento di appositi metadati, è possibile risalire a un documento in modo istantaneo, grazie agli strumenti di ricerca veloce dei software. 

Ancor più importante, un archivio digitale ben realizzato è più affidabile a livello legale: se di qualità e completo in tutte le sue parti, garantisce il rispetto delle norme correnti in materia di gestione documentale. Le regole sono molte e a volte non semplici->. 

Il formato immateriale e non deteriorabile, inoltre, prolunga la vita legale del documento amministrativo fino alla massima validità possibile->. In particolar modo, naturalmente, se nella creazione dell'archivio ci si allinea alla perfezione alle leggi del settore. 

Un archivio digitale, infatti, si può realizzare sia internamente all'azienda (grazie a personale qualificato), sia esternamente tramite esperti in outsourcing. Ne è un esempio il servizio di Ardesia->, specializzato non solo nella creazione degli archivi con conservazione a norma, ma anche nell'integrazione in un percorso documentale. 

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