Uffici in delirio, segretarie impazzite, colleghi che non comunicano e informazioni che si perdono. Accade anche nella tua azienda? Forse ti manca un buon sistema di workflow management.
Se perdi più tempo a gestire e organizzare i flussi di lavoro che a svolgere le tue attività quotidiane non ti preoccupare, il tuo problema è più comune di quanto pensi.
Ebbene sì, alla base dello stress da lavoro troviamo lei: la disorganizzazione.
Non è una novità ma se anche tu pensi che nella tua azienda qualcosa non vada, allora continua a leggere.
Grandi o piccole che siano, le aziende di oggi hanno a che fare con una miriade di attività, funzioni, documenti da gestire. Il tutto deve essere coordinato. Pena, il tracollo del business.
Un buon flusso di lavoro, quindi, risulta di vitale importanza per un’impresa, poiché permette alle persone di concentrarsi sullo svolgimento delle proprie mansioni.
Ecco perché si sente sempre più spesso parlare di workflow. Di cosa si tratta? Ve lo spieghiamo subito.
Cos’è il Workflow Management e perché è così importante
Un workflow è un processo automatizzato→ dove le differenti attività sono connesse tra loro attraverso un flusso, a sua volta definito da regole e task.
Le aziende di oggi faticano ancora a introdurre gli automatismi nei loro processi documentali e di business, cosa che invece è piuttosto affermata a livello produttivo nell’Industria 4.0.
Eppure il patrimonio informativo aziendale risulta fortemente destrutturato e difficilmente controllabile, proprio perché molti dati vengono gestiti in modo dissociato e attraverso una moltitudine di strumenti (analogici e digitali) sconnessi tra loro.
Inoltre, uno dei maggiori nemici delle aziende è la mancanza di comunicazione tra un ufficio e l’altro, intesa anche come difficoltà nei passaggi di attività tra le varie funzioni aziendali.
In tale contesto il Workflow Management può risultare di vitale importanza per un’azienda.
Non significa solamente definire il flusso di lavoro bensì automatizzarlo attraverso strumenti e software specifici, per poter guidare e controllare l’avanzamento delle attività.
L’automatismo può essere di supporto alle operazioni manuali oppure sostituirle completamente.
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Il Workflow Documentale: non solo dematerializzazione
Prova a fare un calcolo: rispetto a 10 anni fa, quanta carta circola nella tua azienda? Quanti contratti cartacei gestisci? Quanti documenti stampi?
La dematerializzazione dei documenti→ ha portato grossi vantaggi alle imprese (e all’ambiente) e “qualche” cambiamento a livello gestionale.
La digitalizzazione, però, non ha interessato solo la carta: ha coinvolto tutti i processi aziendali. Per questo il Workflow Management è diventato il cuore pulsante della gestione documentale.
I tool per i workflow documentali possono essere impostati secondo procedure specifiche che definiscono, ad esempio, la scadenza e l’archiviazione di un documento, l’assegnazione di un task, l’approvazione di attività, lo scambio tra un ufficio e l’altro, ecc…
Sono software che organizzano il lavoro.
Il tutto per garantire ai documenti aziendali il corretto ciclo di vita, dalla creazione alla loro archiviazione.
Ti è mai capitato che un collega neghi di aver ricevuto un’e-mail e non abbia assolto a un suo compito, o che abbia smarrito un documento, o che non si riesca a risalire all’ultima persona che lo ha lavorato?
In assenza di un workflow documentale è più facile sottrarsi dalle responsabilità.
Non si tratta di trovare il colpevole, gli errori possono accadere a tutti, ma di educare i dipendenti ad adempiere ai propri compiti in serenità e correttezza.
Il Workflow Management: il metodo
Volete sapere qual è il segreto di un buon workflow? Di un workflow veramente efficace?
Non c’è nessuna magia: il segreto sta tutto nel progetto.
Gli automatismi, per funzionare correttamente e garantire lo svolgersi del processo in maniera fluida e senza intoppi, necessitano di una pianificazione dettagliata.
Prima si pianifica, poi si fa. Prima vi è il pensiero, poi l’azione.
Ecco perché vi vogliamo parlare di metodo, poiché è proprio questo che vi permette di scegliere il giusto software di gestione documentale. Ecco le fasi che vi aiuteranno a pianificare al meglio il vostro processo automatizzato di gestione documentale.
Fase 1
Lo abbiamo appena detto: pensate.
Non concentratevi subito sulla tecnologia: iniziate a pensare a come snellire le procedure aziendali, ad esempio eliminando la burocrazia in eccesso o passaggi inutili tra vari uffici.
Fase 2
Individuate le reali esigenze. Cercate di focalizzare bene qual è l’obiettivo (o gli obiettivi) da portare a termine.
Fase 3
Progettate, nel modo più semplice che conoscete. Ovvero, prendete carta e penna (e post-it) e mettete nero su bianco il flusso→. In questo contesto la collaborazione con il vostro fornitore risulterà indispensabile per poter individuare la tecnologia più adatta alle vostre necessità.
Fase 4
Una volta identificato il flusso, dovete capire chi sono gli attori che vi partecipano e quali sono gli input e gli output che li coinvolgono.
Fase 5
Definite quali attività devono essere svolte, quando devono essere svolte, da chi e con quali procedure, le eccezioni e le varie strade che un flusso può intraprendere sulla base di determinate regole.
Fase 6
Stabilite i parametri per valutare le performance.
I vantaggi del Workflow Management
Un workflow documentale porta molto valore a un’azienda. In particolare:
- Aumenta la velocità
- Garantisce un maggior rispetto delle regole e il rispetto delle scadenze
- Permette un maggior controllo sulle operazioni
- Migliora l’accesso alle informazioni (vi ricordate quanto tempo impiegavate a cercare un documento tra i faldoni dell’archivio?)
- Facilita il trasferimento della conoscenza
- Migliora la gestione degli imprevisti
- Permette la connessione, quindi lo svolgersi del flusso, tra diverse sedi
- Consente di correlare i documenti tra loro, cosa che un archivio cartaceo non riuscirebbe mai a fare
Un processo può essere più o meno automatizzato. Per quanto le operazioni restino manuali, è importante che siano definite e standardizzate, su questo non vi sono dubbi.
L’automatizzazione, però, vi farà fare un passo in avanti, facendovi risparmiare tempo e facilitando il lavoro di tutti i dipendenti.
