Anche a te, quando vedi una busta nella cassetta delle lettere, ti sale un po’ l’ansia? Non siamo più abituati a ricevere lettere e quando accade i casi sono due: o è il volantino della parrocchia o sono cattive notizie.
Con la digitalizzazione vi è stata una grossa riduzione della carta, non c’è dubbio. Ma la carta non è sparita, anzi: molte aziende devono continuare a utilizzare la posta tradizionale per comunicazioni di carattere ufficiale.
Ed è proprio questo il tema del nostro articolo: come fare a gestire enormi quantità di posta cartacea?
Impossibile pensare di impiegare risorse dedicate a piegare le lettere, imbustarle, affrancarle e spedirle. Né di sfruttare le stampanti aziendali per produrre in casa tutte quelle copie.
Ecco che entra in gioco la postalizzazione→: un servizio in outsourcing→ che permette di gestire da un software o un portale online tutta la posta massiva aziendale.
Vediamo quindi qui di seguito cosa significa postalizzazione, cosa prevede e quali sono i vantaggi.
Cos’è la postalizzazione e perché è così utile per le aziende?
Bei tempi, quelli del digitale. Il digitale ha trasformato tutto, o quasi. Ci ha semplificato moltissime attività quotidiane, sgravandoci da impegni onerosi in termini di tempo e denaro.
Ma chiaramente, come accennavamo prima, non tutto può essere dematerializzato. Provate infatti a pensare a tutte quelle aziende che si interfacciano con negozi, piccoli artigiani o cittadini privati o quelle che gestiscono le utenze domestiche: non in tutti i casi si possono sfruttare i canali digitali.
Multe, fatture, bollette, informative sui contratti bancari, pubblicità e molto altro: ogni mese queste aziende spediscono centinaia e centinaia di buste.
Un’attività del genere è però difficile da gestire in casa, per alcuni semplici motivi:
- Le aziende dovrebbero dotarsi di un software per l’impaginazione e formare il personale al suo utilizzo, garantendo comunque lo stile grafico che identifica il brand.
- Dovrebbero poi stampare autonomamente i documenti da spedire, con un notevole spreco di inchiostro e carta.
- Bisognerebbe quindi assumere una o più risorse dedite a compilare le buste con gli indirizzi, piegare i fogli, imbustare e affrancare.
- Sarebbero costrette, di volta in volta, a individuare il servizio di consegna più conveniente. Solitamente ci si affida alla posta massiva di poste italiane, ma questo comporterebbe code allo sportello e perdite di tempo.
- Infine risulterebbe molto difficile, se non impossibile, riuscire a monitorare il tracking di tutte quelle comunicazioni spedite.
La postalizzazione online risolve tutte queste esigenze.
I servizi di postalizzazione mettono a disposizione un portale dedicato attraverso il quale gestire l’intero iter.
Una volta impaginato il documento, il postalizzatore si occuperà di stampare, imbustare e spedire tutte le comunicazioni dell’azienda.
E lo farà sempre alla migliore tariffa, poiché gestendo grosse quantità di posta per più clienti, disporrà di convenzioni ad hoc con tipografie e spedizionieri, tra cui anche Poste Italiane.
Da qui si può ricavare una prima definizione di postalizzazione.
La postalizzazione è un insieme di servizi in outsourcing che automatizzano il processo legato alla gestione della posta tradizionale aziendale a livello massivo.
I vantaggi della postalizzazione online
Quando conviene avvalersi di un postalizzatore?
Affinché un servizio di postalizzazione possa ritenersi un vantaggio per le aziende basta superare il centinaio di buste al mese. La postalizzazione in outsourcing è quindi una soluzione utile per moltissime aziende.
E i benefici sono molti: vediamoli insieme.
1- Riduzione dei costi di stampa
La stampa dei documenti è uno dei principali oneri che un’azienda affronta a livello economico. Non c’è solo la carta: in questo contesto subentrano anche i costi relativi al toner e alla manutenzione della stampante, spesso soggetta a inceppamenti.
I postalizzatori possono permettersi di abbattere i costi di stampa proprio in luogo delle quantità di stampe che commissionano.
2- Riduzione dei costi di spedizione
Per lo stesso motivo, i partner per la postalizzazione usufruiscono della tariffa migliore per la spedizione della posta, essendo questa direttamente proporzionale alla quantità.
I postalizzatori possono stringere accordi con diversi vettori, per questo le aziende potranno sempre scegliere la soluzione con maggiore convenienza.
3- Risparmio di tempo
La preparazione della spedizione fa perdere ore di lavoro. Piega i fogli, compila gli indirizzi del mittente e del destinatario, imbusta, affranca, mettiti in fila alle Poste. Se queste attività fossero gestite internamente, magari dal personale della segreteria, l’azienda vedrebbe inutilmente occupate delle risorse per qualcosa di collaterale al business.
Demandare a un postalizzatore esterno tutta la filiera permette alle aziende di concentrarsi sull’operatività del business.
4- Tracking delle spedizioni
Una delle difficoltà più rilevanti quando si devono gestire quantità di comunicazioni cartacee elevate, è proprio la tracciatura della spedizione.
Come essere certi che le buste arrivino a destinazione? Come monitorare lo stato di avanzamento della spedizione? Quando vi recate alle Poste per inviare una lettera, poi di questa non sapete più nulla, nemmeno se è effettivamente giunta a destinazione.
I software per la postalizzazione offrono anche la possibilità di tracciare la posta in ogni suo passaggio.
Perché la postalizzazione conviene?
Nel paragrafo precedente abbiamo elencato i principali vantaggi di demandare a un servizio esterno la gestione della posta massiva aziendale.
Ma come riescono i postalizzatori ad abbattere i costi imposti dalle Poste Italiane?
Tutto ebbe inizio nel 1994: l’Unione Europea sposta le competenze del Ministero delle Poste e delle Telecomunicazioni a Poste Italiane, la quale, in seguito passa da ente pubblico a società per azioni.
Si aprono le porte alla liberalizzazione del servizio postale, che raggiunge il suo apice nel 2011, quando il D.lgs. n.58-2011 apre il mercato alla concorrenza commerciale. Da questo momento Poste Italiane non detiene più il monopolio delle tariffe e dei tempi di spedizione.
