Per noi software fa rima con personalizzazione. Dato che le aziende sono tutte diverse e come le persone hanno esigenze e necessità altrettanto diverse sta a noi dimostrare di avere la capacità di rispondere a ogni personale richiesta. Nel caso di Sara Assicurazioni  il nostro commerciale Christiano Tarquini si è occupato di spiegare i vantaggi dell’utilizzo di Jazzy Legalmail, il nostro software per la gestione delle PEC.

Proprio in quel periodo l’Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni (IVASS) comunica che il nuovo regolamento che disciplina i rapporti tra società, intermediari e clienti prevede che le comunicazioni tra IVASS e le società di assicurazione possano avvenire solo con la PEC. In Sara Assicurazioni volevano continuare a usare la loro casella di posta (IBM Domino) e proprio Jazzy Legalmail, unito alle nostre competenze in ambiente IBM, si è rivelato fondamentale. Il nostro CIO, Andrea Giacomin, ha spiegato direttamente al responsabile IT di Sara Assicurazioni come avrebbero potuto integrare il nostro Jazzy LegalMail nel loro IBM Domino.

Dopo l’incontro tra Christiano, Richard Hubbard il CEO di Ardesia, e i manager di Sara Assicurazioni si è passati alla fase operativa in base alle richieste di personalizzazione emerse durante la fase di test del software creato. In pratica in Sara Assicurazioni c’era una sola casella PEC cui accedevano 20 diversi utenti. Ogni giorno tante PEC da smistare in tanti uffici, ecco perché era urgente identificare le azioni di ogni singolo utente nella gestione delle PEC.

Abbiamo quindi realizzato un software completamente personalizzato per rispondere alle varie richieste di Sara Assicurazioni. Nello specifico il software realizzato mostra un simbolo grafico per segnalare le PEC già prese in carico nella lista delle mail ricevute. Tutti gli utenti allora riconoscono le email da prendere in carico rispetto a quelle che già lo sono. In breve: una migliore gestione della PEC si traduce in una migliore gestione del tempo.

E dello spazio, perché Sara Assicurazioni ci chiede anche la connessione via web al software affinché i 20 utenti possano gestire le PEC anche dal computer di casa o dal telefono. Oltre a queste personalizzazioni ci siamo occupati di eliminare i passaggi di apertura delle PEC con file allegati in formato P7M contenenti la firma elettronica in modo da aprire automaticamente questi file. Abbiamo anche creato un risponditore automatico per le email provenienti da client di posta come Libero, Gmail, Hotmail che per protocollo venivano segnalate nella casella PEC come anomale. Inoltre ci siamo occupati di liberare le PEC dal vincolo di ruolo assegnato a ogni mail per evitare che, al momento dell’esportazione per l’archiviazione, la PEC potesse essere aperta solo dall’ufficio di competenza cui era stata assegnata. È così che in Ardesia un progetto informatico all’inizio senza nome ha acquistato i tratti distintivi dell’azienda che li ha chiesti.

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