Da quando è iniziato il processo di digitalizzazione all'interno di aziende e pubbliche amministrazioni, uno dei temi ricorrenti, per chi ogni giorno è alle prese con lo scambio di informazioni, riguarda il valore legale della PEC (Posta Elettronica Certificata) e di altre tipologie di documenti quali email, fax e raccomandata A/R.

Molti non hanno ben chiaro quale sia la differenza tra una normale e-mail e una PEC: valore legale e validità probatoria sembrano argomenti sconosciuti. Eppure è proprio nel momento del bisogno che questa piccola differenza gioca un ruolo essenziale.


Cosa significa, nella pratica quotidiana, valore legale della PEC e valore legale dell'e-mail? E il fax: ha valore legale? Ancora: il valore legale della PEC rimane inalterato anche in seguito all'inoltro della stessa?

In generale, il rispetto della normativa in materia di valore legale e la possibile obsolescenza di questi documenti a causa di pratiche scorrette, o per la mancanza di informazioni adeguate da parte di chi li utilizza, sono argomenti particolarmente spinosi sui quali è necessario avere notizie precise.

Non scoraggiarti, in questo articolo ti aiuteremo a fare chiarezza!
Andiamo con ordine.

 

Valore Legale della PEC

A partire dal 2005, la Posta Elettronica Certificata (PEC) ha assunto valore legale e ha sostituito la funzione precedentemente svolta della raccomandata postale con ricevuta di ritorno.

Se il mittente della PEC, in seguito all'invio di una comunicazione, ha ricevuto dal gestore PEC il certificato di avvenuta consegna, di fatto nessuna contestazione da parte del destinatario può essere presa in considerazione.

Se il destinatario è distratto e non ha visto la mail, non l'ha letta o non l'ha aperta, da un punto di vista legale non ci sono scuse. Secondo la normativa PEC la mail risulta inviata.

È fondamentale precisare però che il valore legale della PEC è tale solo nel caso in cui mittente e destinatario siano entrambi muniti della casella di posta certificata.

Ad esempio, se sei in possesso di una PEC e scrivi una mail a una persona che utilizza un account di posta tradizionale (non PEC) questo tipo di comunicazione non risulta avere un valore legale. In questo caso il mittente entrerà in possesso della ricevuta di invio ma non della conferma della consegna. In una eventuale contestazione, il destinatario non potrà quindi essere imputato di alcunché.

È bene ricordare inoltre che tutte le informazioni che intercorrono tra mittente e destinatario vengono conservate dal gestore PEC per 30 mesi. Nel corso di questo arco temporale tutte le informazioni hanno lo stesso valore legale della ricevuta di ritorno.

 


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Forse qualcuno di voi si sarà chiesto: ma qual è il raggio d’azione della normativa PEC? Qual è il valore giuridico della Posta Certificata in Europa? Purtroppo la Posta Elettronica Certificata ha validità legale solamente in Italia. Per ora.

L’Unione Europea sta infatti lavorando proprio sulla standardizzazione dei formati per favorire le transazioni tra gli Stati membri, così come è già accaduto con la fatturazione elettronica.

Valore Legale dell'e-mail


Come abbiamo appena visto, il valore legale della PEC è riconosciuto a partire dal 2005. Per quanto riguarda il valore legale della mail ordinaria la situazione è invece completamente diversa.
Molti utilizzano le e-mail tradizionali per inviare documenti dal carattere ufficiale, senza considerarne il valore legale: e-mail e PEC, però, davanti a un giudice, hanno due valori molto diversi.


La normativa sulla Posta Certificata in questo caso è in continua evoluzione: ufficialmente, in caso di contestazione, la sola e-mail ordinaria non ha alcun valore probatorio. Solo in particolari circostanze le cose potrebbero essere diverse.

Cosa significa? Facciamo un paio di esempi per chiarire meglio.

 

  1. Supponiamo che il destinatario della mail accetti tacitamente il contenuto ricevuto dal mittente e intrattenga con quest'ultimo un ulteriore scambio di informazioni. In questo frangente, in caso di contestazione da parte del mittente, la mail stessa può essere considerata come prova dell'avvenuto scambio.

  2. Per quanto riguarda invece il mittente, se nega di aver inviato una mail effettivamente spedita al destinatario, tale mail non essendo PEC, non può essere considerata una prova. Può diventarlo solamente nel caso ci siano altri elementi, come SMS o ulteriori scambi di mail, a rafforzare l'evidenza dell'avvenuto invio.

Di fatto quindi, il valore legale della mail ordinaria in mancanza di altri elementi è pari a zero.

Valore Legale del Fax


A differenza della mail ordinaria che, come abbiamo visto, non è in grado da sola di costituire una prova in caso di contestazione, nel caso del fax la situazione è più chiara. Il fax ha valore legale.

Una volta inviato, il mittente entrerà direttamente in possesso di un documento che ne attesta la corretta ricezione da parte del destinatario. Per contestare l'avvenuta ricezione, il destinatario dovrebbe produrre dei documenti in grado di mettere in dubbio la vera identità del mittente. Dovrebbe per esempio sostenere che il numero di fax dal quale ha ricevuto i documenti non corrisponde a quello del mittente.

Si tratta di fatto di prove difficili da esibire e questo rende improbabile il buon esito di una contestazione da parte del destinatario. In modo analogo, anche il mittente avrebbe grosse difficoltà ad occultare l'invio di una comunicazione effettivamente avvenuta.

In modo simile a quanto accade per valore legale della PEC quindi, anche il fax ha valore legale come la raccomandata con ricevuta di ritorno.

 

Valore Legale della Raccomandata


Consideriamo infine la raccomandata con ricevuta di ritorno (Raccomandata A.R.). Si tratta di uno strumento postale, non digitale, che permette di dimostrare sia l'avvenuta spedizione da parte del mittente, sia l'avvenuta ricezione da parte del destinatario.

Nonostante stia per essere sostituita in seguito al valore legale della PEC e nonostante le giovani generazioni la ignorino quasi del tutto, da un punto di vista legale la raccomandata con ricevuta di ritorno è certamente uno strumento particolarmente sicuro e ancora molto utilizzato.

La raccomandata con ricevuta di ritorno permette di fatto di tracciare sia la spedizione da parte del mittente ma soprattutto il ricevimento al destinatario. Il timbro e la firma apposti sulla ricevuta di ritorno dal postino conferiscono a questo strumento un valore legale e probatorio nel caso di eventuali contestazioni.

Per queste sue caratteristiche, trova largo impiego in caso di comunicazioni formali come, per esempio, nella risoluzione da parte di un privato cittadino di un contratto di locazione.


Ma quindi, è meglio utilizzare una mail, un fax, una raccomandata o una PEC?
Come al solito la risposta è: dipende.

Ovviamente, evitate la mail per l’invio di comunicazioni “ufficiali”.
I privati, non avendo obbligo di PEC, possono utilizzare i sistemi analogici per spedire i propri documenti o usufruire del servizio di raccomandata on-line. Se invece siete un’azienda o una PA, per voi la PEC è obbligatoria.

In linea generica possiamo però dire che la PEC è lo strumento più comodo per la gestione dei documenti: i costi di una casella sono irrisori e la velocità di invio e ricezione è nettamente superiore rispetto alla raccomandata. Perciò valutate quante raccomandate siete soliti spedire durante l’anno: optare per la PEC è potrebbe risultarvi molto più conveniente!

Vi diremo di più: tramite la marcatura temporale potete attribuire ora e data certa alla PEC e aumentarne così il valore probatorio.

Inoltre, grazie alla firma digitale potete certificare anche i contenuti degli allegati.

Qual è la differenza con la raccomandata? Che quest’ultima non certifica il contenuto della busta. E non è da poco.


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