Cos’è il disordine digitale?

Avete mai sentito parlare di disordine digitale? Se ne parla parecchio in questi ultimi tempi e sembra costituire una delle principali minacce alla sicurezza nelle aziende.

Ma cosa si intende per disordine digitale? Il significato del termine è semplice: il disordine digitale si può tradurre come una mancanza di organizzazione nella vita digitale. Ovvero, un’incapacità di riordinare metodicamente file, documenti on-line, cartelle, password e, nel senso più ampio, dati digitali.

Il neologismo è stato diffuso da un recente report Kaspersky, il colosso russo specializzato in cybersecurity.
La ricerca (Sorting out digital clutter in business) ha coinvolto un campione di circa 7000 persone in tutto il mondo e ha fatto emergere risultati che portano inevitabilmente a una riflessione sul tema della sicurezza dei documenti in azienda.

Degli intervistati, infatti, è risultato che:

 

  • Ben il 72% salva documenti personali nel proprio computer di lavoro.
  • Il 37% ha trovato accidentalmente documenti privati riservati a colleghi (buste paga, bonus…).
  • L’80%, e questo è il dato che più fa riflettere (se non rabbrividire), non si ritiene direttamente responsabile della sicurezza della propria azienda per quanto riguarda la conservazione e la gestione dei documenti digitali. 


Garantire la sicurezza dei dati, secondo costoro, sarebbe compito di dirigenti e IT manager.
Se sei un dirigente o un IT manager, per quanto probabilmente riconosci questa situazione anche nella tua azienda, saprai benissimo che la realtà è molto diversa e che garantire la sicurezza è ausilio di tutti.

Se invece sei un dipendente e ti sei accorto di rientrare in almeno una delle tre casistiche, allora dovresti fermarti a riflettere.

Il disordine digitale può infatti risultare molto pericoloso per un’azienda. Vediamo perché.


Il disordine digitale: i pericoli e le conseguenze nella gestione dei documenti aziendali

L’avvento della tecnologia in ambito di gestione dei dati aziendali ha favorito la possibilità di velocizzare i workflow documentali. Eppure, di contro, ha anche generato il cosiddetto “disordine”.

Abbiamo quindi riflettuto e cercato di calare la ricerca Kaspersky sul tema specifico della Document Management.

La mancanza di organizzazione, quando interessa file e documenti, si traduce in lentezza e assenza di controllo. Un’archiviazione documentale sostitutiva mal strutturata, ad esempio, genera molta confusione proprio nella gestione dei flussi documentali: reperire i documenti e i dati necessari diventa un’impresa titanica.

In tale contesto, il rischio di perdita dei dati aziendali è dietro l’angolo.

L’organizzazione è quindi alla base della sicurezza e dell’efficienza in ambito documentale.

Esistono quindi due principali ragioni per cui la gestione dei documenti in azienda può comportare pericoli alla sicurezza:


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DI CHE SI TRATTA?

 


Il software di gestione documentale che ti salva dal disordine digitale: come scegliere quello giusto

Abbiamo parlato finora dell’importanza di una cultura aziendale in materia di gestione dei documenti digitali, tale da garantire la sicurezza dei dati e l’efficienza dei processi.

Tra il dire e il fare, però, c’è di mezzo un mare di variabili.

Non è sempre semplice, né immediato, educare i dipendenti. Cosa poter fare, quindi, per iniziare questo processo di diffusione della cultura?

Un sistema di gestione documentale ben strutturato e automatizzato è il miglior punto di partenza.

L’assenza di un software di workflow management, infatti, spiana la strada al disordine digitale. Il motivo è semplice: senza una precisa forma mentis, la troppa libertà genera caos.

Guidare il processo culturale di organizzazione documentale attraverso tool e workflow automatizzati è certamente una mossa vincente.

I software per la gestione documentale, in altri termini, diventano software per l’organizzazione del lavoro.

Ovviamente, affinché organizzino al meglio il lavoro, i workflow documentali e i sistemi di sicurezza devono essere strutturati in modo efficiente.

Ma cosa deve fare un buon gestionale per i documenti? Vediamolo insieme.

Il sistema deve come minimo:

  • Definire i criteri di accesso ai documenti e alle e-mail/PEC sulla base delle funzioni aziendali e delle responsabilità, con la possibilità di tracciare i movimenti e le operazioni.
  • Facilitare la creazione di documenti e permetterne la condivisione tra i diversi uffici in modo fluido e automatico.
  • Consentire di ritrovare velocemente documenti o file digitali in caso di necessità, attraverso un sistema di ricerca rapida, e di riconciliare i vari documenti di una medesima pratica.
  • Garantire la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali e amministrativi.
  • Effettuare il backup dei dati frequenti assicurando che questi vengano salvati in modo corretto e che siano effettivamente utilizzabili.


In commercio non è semplice trovare un solo software di document management in grado di ovviare a tutti questi requisiti.
Per questo è necessario strutturare un sistema integrato che esplichi le numerose funzioni. E poiché ogni realtà è diversa, è fondamentale riuscire a sviluppare una soluzione personalizzato che risponda a tutto ciò di cui un’azienda ha bisogno.

 



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La ricerca Kaspersky ha fatto emergere dato curioso: il 95% degli intervistati che hanno dichiarato di avere un frigorifero organizzato, dicono anche di avere una vita digitale organizzata.
È chiaro che non significa che chi riordina il proprio frigo, automaticamente è anche ordinato digitalmente. Il parallelismo che fa Kaspersky serve però a sottolineare che il disordine digitale nel posto di lavoro ha origini proprio dalle nostre abitudini quotidiane.


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