Dopo la fatturazione elettronica, ecco che dal 1 ottobre verrà introdotto un nuovo sistema di tracciamento delle transazioni che avvengono tra aziende e Pubbliche Amministrazioni: il cosiddetto Nodo Smistamento Ordini.

Se hai già letto il nostro precedente articolo sull’NSO saprai già di cosa si tratta. In caso contrario ti consigliamo di dare un’occhiata al post per farti un’idea su cos’è e su come cambieranno i processi d’acquisto per le imprese che riforniscono gli enti del Sistema Sanitario Nazionale.

L’NSO rientra nel più ampio progetto PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-line), una rete basata su standard tecnologici uniformati e pensata per lo scambio di dati tra i paesi europei.

Passo dopo passo si avvia quel processo di standardizzazione dei formati elettronici voluto dalla CEE che porterà alla costituzione del cosiddetto Mercato Unico Digitale Europeo.

Un percorso già avviato che sta prendendo forma gradualmente, forse con qualche difficoltà, ma che garantirà uniformità, efficienza e maggiore trasparenza.

Ma torniamo al protagonista di questo nostro articolo: l’ordine elettronico.

Non dovete allarmarvi: dopo aver affrontato gli scossoni della fattura elettronica, adeguarvi all’ordine telematico vi sembrerà una passeggiata.

Vi è solo un requisito di cui dovete dotarvi e si chiama integrazione.

Un buon sistema di gestione integrato permette ai dipendenti di lavorare meglio, di ridurre i tempi di ricerca delle informazioni, di diminuire le operazioni manuali, di velocizzare i flussi. In altre parole: di aumentare l’efficienza.

Ecco quindi che in questo post vi vogliamo dare qualche indicazione su come integrare l’ordine telematico con il vostro ERP aziendale.

 

Come funziona l’ordine elettronico

Partiamo dall’inizio: come funziona l’ordine elettronico?

I flussi degli ordini sono alimentati dai cosiddetti messaggi, composti a loro volta dai documenti contenenti le informazioni dell’ordine (prodotti, quantità, ecc…) e dalla busta di trasmissione associata, riportante i dati del mittente e del destinatario.

Gli ordini elettronici sono di tre tipologie:
Ordine semplice: un solo documento, l’Ordine elettronico.
Ordine completo: tre documenti, l’Ordine, la Risposta e l’Ordine di riscontro.
Ordine pre-concordato: due documenti, l’Ordine pre-concordato e l’Ordine di riscontro.

Tali flussi transitano attraverso il Nodo Smistamento Ordini per essere verificati e convalidati.

Per approfondire la tematica dei documenti puoi leggere il nostro articolo dedicato alle tipologie di ordini gestiti dall'NSO.

 


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Come adeguare l’ERP aziendale all’ordine elettronico?

L’ordine elettronico viene emesso dalle Pubbliche Amministrazioni verso le aziende fornitrici oppure, nel caso di ordine pre-concordato, è il fornitore a far partire il flusso. Quest'ultimo, di conseguenza, deve dotarsi di un software in grado di gestire il formato UBL XML.

Ma per poter realmente automatizzare i processi documentali aziendali, però, tutti i sistemi di gestione devono integrarsi tra loro.

L’ERP aziendale, quindi, deve essere in grado di gestire gli ordini provenienti dalla PA attraverso i canali di comunicazione preposti.

E per una maggiore efficienza, deve riuscire a gestire i vari messaggi in modo automatico e deve essere in grado di comunicare con l’NSO.


In che modo? Attraverso un fornitore certificato per questo tipo di comunicazioni.

 

I vantaggi dell’integrazione dell’ordine elettronico con l’ERP aziendale

La dematerializzazione del processo d’acquisto, così come la fatturazione elettronica, porterà enormi benefici ai servizi pubblici.

Oltre ad aumentare l’efficienza, la tracciabilità delle transazioni garantirà maggiore sicurezza e trasparenza, si potranno monitorare le spese pubbliche in modo più semplice, si potranno ridurre gli sprechi.

Ma anche le imprese fornitrici potranno godere dei vantaggi dell’ordine elettronico e della sua integrazione con l’ERP aziendale.

Ad esempio, gli uffici potranno ridurre drasticamente le attività manuali di data entry e digitalizzare l’intero processo di vendita. Il passo successivo, dopo aver implementato fattura elettronica e ordini telematici, molto probabilmente, sarà proprio l’introduzione del DDT elettronico

Si potrà poi controllare in real time l’intero ciclo delle consegne e veicolare gli ordini direttamente nell’ERP.


In altre parole, aumentare l’efficienza dell’intera catena di approvvigionamento.


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